Мацокін Андрій, експерт з питань трудового законодавства.
Усі підприємці, мабуть, вже звикли до факту скасування ГКУ. Замість нього три роки перехідного періоду деякі питання здійснення господарської діяльності регулюватиме Закон України від 09.01.2025 №4196-IX з довгою назвою: «Про особливості регулювання діяльності юридичних осіб окремих організаційно-правових форм у перехідний період та об’єднань юридичних осіб». З моменту набрання чинності Законом №4196 обов’язкова наявність штатного розпису, як коментують експерти, стала не обов’язковою. Тож, чи потрібно складати штатний розпис на 2026 рік чи ні?
Бюджетні організації
Одразу заначу, що для бюджетних установ та організацій нічого не змінилося. Бо для бюджетної сфери наявність штатного розпису пов»язана з кошторисом. Відповідно до Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 № 228, штатний розпис бюджетної установи затверджують одночасно з кошторисом.
Форма штатного розпису для бюджетних установ затверджена наказом Мінфіну «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 № 57. Тож, бюджетнікам на 2026 рік штатний розпис затверджувати потрібно.
А от що з комерційною сферою давайте розберемося.
Комерційні організації
Прямої вказівки щодо обов'язку складати штатний розпис на комерційному підприємстві чи у комерційній організації немає в жодному нормативному акті. У Кодексі законів про працю України взагалі відсутнє згадування про цей документ. Тобто обов'язків щодо створення штатного розпису жодне таке підприємство не має. Водночас, якщо штатний розпис на 2025 рік вже затверджений, то він продовжує діяти.
Чи можна обійтись без штатного розпису у 2026 році? Ми вже говорили про це.
Теоретично – так, але!
1. Як правило підприємства мають певну структуру, якщо на ньому працює не один працівник. Структура визначає внутрішні підрозділи, надає можливість зрозуміти підпорядкованість в процесах та ієрархію посад і заробітну плату. Для підприємств із кількома внутрішніми підрозділами зручно вести єдиний документ, який відображає повну організаційну структуру:
назви підрозділів;
кількість штатних одиниць у кожному;
ПІБ керівників.
Таким документом і є штатний розпис.
Звісно, його можна поєднати з організаційною структурою підприємства і тоді цей документ може містити не тільки назви структурних підрозділів підприємства, а також - графічну ілюстрацію цієї структури.
2. Десь, маємо на увазі відповідний документ (наказ про прийняття на роботу, трудовий договір тощо) мають бути зазначені посадовий оклад або ставка. Але при всьому різноманітті таких документів штатний розпис виконує зведену функцію.
3. Якщо обрати альтернативу замість знайомого штатного розпису у вигляді кадрової політики, на сьогодні все одно необхідно офіційно визначити чисельність штату, адже це вимагають кадрові та статистичні звіти. В об’єднаній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ використовуються показники облікової та середньооблікової чисельності працівників. Їх розрахунок регулює Інструкція зі статистики працівників (наказ Держстату №286 від 28.09.2005).
4. Підприємство може затвердити додаток до наказу про організаційну структуру, у якому зазначити всі штатні одиниці без кодів професій. Однак назви посад у ньому повинні відповідати Класифікатору професій (КП). При призначенні на посаду треба вказувати назву штатної одиниці, яка затверджена на підприємстві (в цьому додатку) і відповідає вимогам Класифікатору. Ці назви мають збігатися. Бо, коли потрібно буде складати єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, без коду КП не обійтися.
5. Представники територіальних підрозділів Держпраці та Державної податкової служби у складі комісії з перевірки стану військового обліку вимагатимуть саме штатний розпис, бо так передбачено питаннями перевірки.
6. Звільнення працівника, переведення на іншу посаду або до іншого структурного підрозділу тощо буде потребувати коду КП. Тож буде краще, коли цей код буде зазначено у штатному розписі.
7. Скорочення працівників (п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП) можливе за умови документального підтвердження складу штату.
8. Реорганізація, ліквідація або зміна в організації виробництва і праці не обійдуться без штатного розпису чи альтернативного документу, який затверджує кількість штатних одиниць.
Як бачимо, з метою дотримання норм трудового законодавства, без штатного розпису не обійтися.
Якщо штатного розпису на підприємстві не буде, з метою визначення штату доведеться створювати його альтернативу. Якою буде ця альтернативна форма, кожне підприємство вирішує самостійно. Але, якщо вже говорити про варіант пошуку замінника штатного розпису, то навіщо вигадувати щось нове, якщо є документ, яким усі користуються не один рік.
Висновки
1. Зараз, як і раніше, кожне підприємство самостійно вирішує питання штатного розпису.
2. Штатний розпис потрібен при складанні кадрових наказів і з метою дотримання виконання норм трудового законодавства (для прийому, переведення працівників, коригування штату, звільнення).
3. У штатному розписі відображається показник місячного фонду оплати праці, який дозволяє планувати витрати підприємства на оплату праці.
4. Саме штатний розпис запитують представники Держпраці та ДПС під час перевірок для аналізу трудових відносин, а також у рамках взаємодії з ТЦК в питаннях перевірок стану ведення персонального військового обліку.
5. Роботодавці можуть розробити і затвердити альтернативний документ, який визначатиме організаційну структуру підприємства, чисельність працівників (кількість штатних одиниць), назви посад, оклади (тарифні ставки) тощо.
6. Водночас, з урахуванням усього зазначеного вище роботодавці можуть не шукати альтернативи, а продовжити формувати штатний розпис за звичною формою.