10 июня 2026 года завершается переходный пятилетний период, в течение которого работодатели должны были перевести трудовые книжки работников в электронный формат. После внесения Пенсионным фондом данных о трудовой деятельности в Реестр застрахованных лиц бумажные трудовые книжки передаются работникам под подпись. Отныне хранить их должен сам работник. Но даже после перехода на «электронку» многие люди хотят видеть привычные записи в своих бумажных книжках — о приеме, переводе или увольнении. И закон это позволяет: согласно статье 48 КЗоТ, работодатель обязан по требованию работника внести соответствующие записи в бумажную трудовую книжку, которая хранится у работника. Поэтому, как и раньше, возникает много вопросов по поводу заполнения трудовой книжки.
- Что делать, если в трудовой книжке работника обнаружена ошибка?
В случае обнаружения неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях и т.д., исправление выполняется работодателем, где была сделана соответствующая запись. Работодатель по новому месту работы обязан предоставить работнику в этом необходимую помощь.
Согласно пункту 2.10 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 года № 58 (далее — Инструкция № 58) в разделах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
В случае необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запис за N таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)" и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) владельца или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, рассматривающим трудовые споры, и восстановления на предыдущей работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: "Запис за N таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі". При изменении формулировки причины увольнения пишется: "Запис за N таким-то є недійсним, звільнений ..." и указывается новая формулировка.
В графе 4 в таком случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается "Дублікат" трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.
- Если произошло переименование предприятия, нужно ли вносить запись об этом в трудовую книжку?
Если за время работы работника название предприятия изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «Підприємство (назва) з такого-то числа перейменоване на (назва)», а в графе 4 указывается основание переименования: приказ (распоряжение), его дата и номер. То же самое касается и случаев, когда предприятие не просто изменило название, но и произошла его реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование), поскольку согласно части шестой статьи 36 КЗоТ действие трудового договора работника продолжается. Запись о преобразовании предприятия делают в трудовых книжках всех работников, работающих на вновь созданном предприятии. Дополнительная запись о приеме на вновь созданное предприятие в трудовые книжки работников, которые работают на этом предприятии по своим должностям, не вносится.
- Как вносятся сведения о поощрениях и награждениях?
Согласно части второй статьи 141 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ) поощрения работникам объявляются приказом (распоряжением) в торжественной обстановке, а также по требованию работника, если трудовая книжка хранится у него, заносятся в его трудовую книжку.
Порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях предусмотрен пунктами 2.24-2.25 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 года № 58 (далее — Инструкция № 58).
В трудовые книжки работников в раздел "Відомості про нагородження" вносятся сведения о награждениях государственными наградами Украины и отличиями Украины; в раздел "Відомості про заохочення" вносятся сведения о поощрениях за успехи в труде.
Порядок внесения сведений о наградах и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка название предприятия, ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, которая увеличивается в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 ставится дата награждения или поощрения; в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (с указанием даты, номера и наименования документа).
В трудовые книжки не заносятся премии, предусмотренные системой заработной платы, или выплата которых носит регулярный характер.
Взыскания в трудовую книжку не заносятся.
Виктория Липчанская, руководитель Центра правовой помощи ФПУ