Не всегда для решения юридических, административных или других вопросов нужно подавать оригинал документа – иногда достаточно копии или в определенных случаях выписки из него, заверенной в установленном порядке. Заверение подлинности копии документа или выписки из него – это процедура, подтверждающая, что они соответствуют оригиналу или его части. Такие документы имеют юридическую силу и могут использоваться в официальных правоотношениях вместо оригинала.
Согласно статье 75 Закона Украины «Про нотаріат» (далее – Закон) нотариусы, должностные лица органов местного самоуправления и должностные лица консульских учреждений Украины, совершающие нотариальные действия, заверяют подлинность копий документов, выданных юридическими лицами, при условии, что эти документы не противоречат закону, имеют юридическое значение и заверение подлинности их копий не запрещено законом.
При подготовке к заверению подлинности копий документов и выписок из них нотариус и другие уполномоченные законодательством лица обязаны лично сверить с оригиналом документа копию или выписку из документа, подлинность которых они заверяют.
Пунктом 3 главы 7 раздела ІІ Порядка совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 22.02.2012 № 296/5 (далее – Порядок), определены такие условия заверения подлинности копий документов:
- подлинность копий документов, выданных юридическими лицами, заверяется при условии, что эти документы не противоречат закону, имеют юридическое значение и заверение подлинности их копий не запрещено законом;
- заверение копий официальных документов, которые выдаются органами регистрации актов гражданского состояния и в дальнейшем будут использоваться за границей, нотариусами осуществляется только после предварительной легализации (консульской легализации или проставления апостиля) оригиналов этих документов;
- подлинность копии документа, выданного физическим лицом, заверяется в тех случаях, когда подлинность подписи физического лица на оригинале этого документа заверена нотариусом или должностным лицом соответствующего органа местного самоуправления либо по месту работы, учебы, проживания или лечения физического лица.
Не допускается заверение подлинности копии документа, на основании которого соответствующие учреждения выдают оригинал документа (справки о рождении ребенка, справки о смерти и т.д.).
По требованию физических или юридических лиц, в отношении которых совершалось нотариальное действие, нотариусы вправе выдавать копии документов, которые хранятся в делах государственной нотариальной конторы, государственного нотариального архива или частного нотариуса.
Законодательством предусмотрена возможность заверить подлинность копии с копии документа. Согласно статье 76 Закона подлинность копии с копии документа может быть заверена нотариусом, должностным лицом органа местного самоуправления, должностным лицом консульского учреждения Украины, если подлинность копии заверена в нотариальном порядке или если эта копия выдана юридическим лицом, выдавшим оригинал документа. В таком случае копия документа должна быть изложена на бланке этого юридического лица с отметкой о том, что оригинал документа находится у этого юридического лица.
Согласно подпункту 4.3 пункта 4 главы 7 раздела ІІ Порядка подлинность копии с копии решения суда (выписки из него) может быть заверена нотариусом при наличии отметки о том, что это решение вступило в законную силу, и при наличии отметки о том, что оригинал решения находится в делах суда, выдавшего документ.
Подлинность выписки может быть заверена только в том случае, если она сделана из документа, в котором содержатся решения нескольких не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.
Заверение подлинности выписки из документа осуществляется по правилам, предусмотренным статьями 75 и 76 этого Закона (статья 77 Закона).
Согласно подпункту 5.3 пункта 5 главы 7 раздела ІІ Порядка при изготовлении выписки из многостраничного документа обязательно воспроизводится текст первой и последней страниц, которые позволяют идентифицировать документ, подлинность выписки из которого заверяется.
Фотокопия-выписка из многостраничного документа заверяется по правилам заверения подлинности копий с учетом положений, установленных в подпункте 5.3 пункта 5 главы 7 раздела ІІ Порядка, с указанием сведений о общем количестве страниц, содержащихся в оригинале документа, и перечне страниц, из которых изготовлена такая фотокопия-выписка, в удостоверительной надписи.