Хозяйственный кодекс утратил силу, и требование составлять штатное расписание якобы исчезло из законодательства. Однако контролеры настаивают: документ необходим не только бюджетникам, поэтому безопаснее его иметь. Если вы уже готовите «штатку» на новый год, проверьте самое главное — цифры.
Какую минимальную сумму ставить в оклад: не путайте с "минималкой"
Самая распространенная ошибка при формировании штатного расписания — путаница между минимальной заработной платой и минимальным должностным окладом. Это разные понятия, и ошибка здесь может вызвать лишние вопросы во время проверки Госинспекции труда.
Для штатного расписания действует четкое правило (ч. 6 ст. 96 КЗоТ): минимальный оклад или месячная тарифная ставка не могут быть меньше прожиточного минимума для трудоспособных лиц по состоянию на 1 января. Согласно Закону о Госбюджете-2026, этот показатель составляет 3328 грн.
Итак, в графе «Оклад» наименьшая допустимая сумма — 3328 грн.
Важный нюанс: трудовую доплату до уровня минимальной зарплаты (которая значительно выше 3328 грн) в штатном расписании указывать не нужно. Этот документ фиксирует тарифные ставки и оклады, а также постоянные доплаты и надбавки. А доплата до "минималки" может изменяться ежемесячно в зависимости от выполненной нормы труда.
Как отразить почасовую оплату?
Если у вас есть работники с почасовой тарифной ставкой, то типовая форма штатного расписания может быть неудобной. Есть три проверенных варианта, как корректно заполнить документ в таком случае.
1. Добавить новую графу. Вводите графу «Часовая тарифная ставка». А в графе «Месячный фонд заработной платы» прописываете сумму, которая является произведением этой ставки и среднемесячного количества рабочих часов в 2026 году.
2. Рассчитать среднемесячную ставку. В графе «Оклад» указываете среднемесячную ставку (часовая ставка × среднемесячное количество часов в 2026 году). Но обязательно сделайте примечание, что для этой должности применяется именно почасовая оплата, и распишите алгоритм расчета.
3. Указать ставку в графе «Оклад». Вы просто вписываете размер часовой ставки в колонку с окладом, но делаете сноску о применении почасовой оплаты. Месячный фонд заработной платы при этом рассчитывается как в первом варианте.
С сдельной оплатой все еще проще: в графе с окладом можно поставить прочерк или написать слово «сдельная», сделав ссылку на расценки, установленные положением об оплате труда.
Мы разобрали лишь отдельные составляющие документа. Однако, как быть с названиями должностей, которых нет в Классификаторе профессий? Нужно ли вносить в штатное расписание должности, которые занимают мобилизованные работники и декретницы? Как правильно утвердить документ, чтобы он имел силу? Нужна ли «штатка» ФЛП с работниками? Детальный анализ этих аспектов и образец заполнения штатного расписания вы найдете в статье «Штатное расписание — 2026» // «Податки & бухоблік», 2025, № 101.