Работодатели готовят подарки под елку для детей своих сотрудников. Важно оформить ряд документов: приказ, ведомость и т.д. Примеры документов – есть в статье.
Новогодние подарки от предприятия: что проверяет налоговая в первую очередь
Приказ о раздаче подарков
Для организации процесса раздачи подарков руководитель издает приказ или распоряжение.
Типовой формы нет, поэтому приказ составляется в произвольной форме с соблюдением общих правил делопроизводства. Наш вариант предлагаем ниже 👇
Приказ о выдаче детских подарков к праздникам
Что включить в приказ:
- Поручение кадровому отделу (или другому уполномоченному лицу):
- Составить перечень сотрудников, которые имеют детей (на основании копий свидетельств о рождении или других документов, подтверждающих опеку или усыновление).
- Определить конечный срок для предоставления этих документов, если они еще не предоставлены.
- Установить критерии:
- Возраст детей (до 18 лет — согласно законодательству).
- Количество подарков.
- Решение по подаркам:
- Вид подарков (сладости, игрушки, книги и т.д.).
- Ориентировочная стоимость одного подарка.
- Назначить ответственных лиц:
- За закупку или формирование подарков.
- За раздачу подарков сотрудникам.
- Сроки выполнения приказа.
Перечень сотрудников, которые имеют детей
Для определения количества подарков составляется перечень сотрудников, которые имеют детей.
Информацию собирают на основе предоставленных документов (копии свидетельств и т.д.).
Сотрудников, которые работают дистанционно или находятся за пределами Украины, в список не включают.
Закупка подарков
Закупка подарков оформляется соответствующими первичными документами:
- Безналичный расчет: подтверждается банковской выпиской.
- Наличный расчет: ответственное лицо предоставляет авансовый отчет с приложенными чеками, квитанциями и т.д.
Раздача подарков
После закупки подарки раздают в соответствии с утвержденным перечнем:
Сотрудники подтверждают получение подписями в ведомости.
Если ведомость содержит все обязательные реквизиты, дополнительный акт на списание не требуется.
Раздача подарков оформляется ведомостью, которая является первичным документом. Она должна содержать такие обязательные реквизиты:
- Название работодателя.
- Дата составления ведомости и период выдачи подарков.
- ФИО сотрудников и количество подарков.
- Подписи сотрудников о получении подарков.
- ФИО, должности и подписи лиц, которые составили ведомость и подтверждают ее результаты.
Эта ведомость является основанием для списания подарков с баланса предприятия.
Пример такой ведомости приведен на рисунке ниже.
Ведомость на выдачу детских подарков
Выводы
- Первым документом является приказ о раздаче подарков.
- Необходимо составить перечень сотрудников, которые имеют детей.
- Закупка подарков оформляется соответствующими первичными документами.
- Раздачу подарков оформляют ведомостью. В ней сотрудники ставят подпись.