В случае порчи или уничтожения гуманитарной помощи вследствие вооруженной агрессии российской федерации неприбыльные организации должны подтвердить такие потери соответствующими первичными документами, результатами инвентаризации и, при необходимости, сертификатом о форс-мажорных обстоятельствах. Именно эти документы являются основанием для правильного отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете.
Главное управление ГНС в Киевской области подчеркивает, что для целей налогообложения п. 44.1 НКУ прямо требует, чтобы все показатели налоговой отчетности основывались на первичных документах, регистрах бухгалтерского учета и других подтверждающих материалах. Формирование отчетности без документов запрещается.
В то же время само понятие первичного документа определено в ст. 1 и ст. 9 Закона № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» – это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и имеющий установленные обязательные реквизиты. Только такие документы могут быть основанием для списания активов или отражения убытков.
Поскольку гуманитарная помощь является особым видом имущества, порядок работы с ней регламентируется также Законом Украины «Про гуманітарну допомогу» № 1192-XIV. Контроль за получением, движением и использованием гуманитарной помощи относится к компетенции специально уполномоченных органов, в частности Министерства социальной политики, семьи и единства Украины, которое определяет требования к документам по ее учету.
Для достоверного отражения утрат гуманитарной помощи организация должна подготовить пакет документов, включающий:
1. акт инвентаризации — обязательный в соответствии со ст. 10 Закона № 996 и Положения об инвентаризации активов и обязательств № 879. Инвентаризация проводится в случаях кражи, порчи, пожара, техногенных аварий или других чрезвычайных событий;
2. первичные документы о повреждении или уничтожении имущества — акты фиксации утрат, фото- или видеофиксация, справки органов ГСЧС, документы о выполнении аварийных или восстановительных работ;
3. документы компетентных органов о последствиях агрессии — в соответствии с Порядками, утвержденными постановлениями КМУ № 326 и № 473 (определение ущерба, ликвидация последствий разрушений);
4. сертификат Торгово-промышленной палаты о форс-мажорных обстоятельствах — удостоверяет невозможность выполнения обязательств вследствие чрезвычайного события. Выдается ТПП согласно ст. 141 Закона № 671/97-ВР;
5. решение руководителя организации о списании имущества — оформленное по правилам бухгалтерского учета и в соответствии с выявленными инвентаризацией расхождениями.
Поскольку гуманитарная помощь является специальным видом имущества, окончательный перечень документов, подтверждающих ее утрату или уничтожение, формируется на уровне двух органов:
- Министерства социальной политики, семьи и единства Украины — как органа, ответственного за государственную политику в сфере гуманитарной помощи;
- Министерства финансов Украины — как органа, обеспечивающего методологию бухгалтерского учета и определяющего правила списания активов.
Именно эти учреждения предоставляют официальные разъяснения по документальному оформлению утрат, в частности письмо Минфина от 10.10.2022 № 41010-06-62/23254, которое детализирует порядок инвентаризации и отражения убытков вследствие военной агрессии.