Подпунктом 2 п. 58 разд. VI Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 29 декабря 2017 года № 148 (далее – Положение № 148), определено, что наличные средства, поступающие в кассы, должны своевременно и в полном объеме оприходоваться.
Согласно п. 11 разд. II Положения № 148 оприходованием наличных средств в кассах учреждений/предприятий и их обособленных подразделений, которые проводят наличные расчеты с применением РРО и с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги, является осуществление учета наличных средств в полном объеме их фактического поступления в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров.
Оприходованием наличных средств в кассах обособленных подразделений учреждений/предприятий, которые проводят наличные расчеты с применением РРО без ведения кассовой книги, является обеспечение хранения ежедневных фискальных отчетных чеков (ежедневных Z-отчетов) в электронной форме в течение срока, определенного п. 44.3 НКУ, и внесение информации согласно фискальным отчетным чекам/электронным фискальным отчетным чекам в соответствующие книги учета (книги учета расчетных операций (далее – КОРО) – в случае ее использования на период выхода из строя РРО или отключения электроэнергии). Учреждение/предприятие определяет место и способ хранения обособленными подразделениями ежедневных фискальных отчетных чеков (ежедневных Z-отчетов) в электронной форме.
Оприходованием наличных средств в кассах обособленных подразделений учреждений/предприятий, которые проводят наличные расчеты с применением программных РРО (далее – ПРРО) без ведения кассовой книги, является обеспечение ежедневного создания средствами ПРРО в бумажной и/или электронной форме фискальных отчетных чеков и подачи их на фискальный сервер средствами телекоммуникаций, а также направления созданных ПРРО электронных расчетных документов и сообщений для их регистрации и долгосрочного хранения на фискальном сервере.
Оприходованием наличных средств в кассах субъектов хозяйствования, которые проводят наличные расчеты с применением КОРО без применения РРО, является внесение данных расчетных квитанций в КОРО.
Оприходование и учет физическими лицами – предпринимателями полученных доходов осуществляется в книгах учета доходов и расходов/в произвольной форме путем помесячного отражения полученных доходов в порядке, определенном НКУ.
Согласно п. 12 разд. II Положения № 148 учреждение/предприятие на основании Положения № 148 обязано разработать и утвердить внутренним документом порядок оприходования наличных средств в кассе учреждения/предприятия, в котором максимально учесть особенности работы как учреждения/предприятия, так и его обособленных подразделений (внутренний трудовой распорядок, режим работы, графики сменности, порядок и особенности сдачи наличной выручки (наличных средств) в банк). Для обособленных подразделений учреждения/предприятия порядок оприходования наличных средств в кассе устанавливается и доводится внутренними документами учреждения/предприятия. Разработанный порядок должен соответствовать требованиям Положения № 148 и не противоречить законодательству Украины.
Учреждение/предприятие в соответствии с требованиями Положения № 148 обязано определить и утвердить внутренним документом место и способ хранения обособленными подразделениями ежедневных фискальных отчетных чеков (ежедневных Z-отчетов) в электронной форме, формат их хранения, который должен обеспечивать визуальный просмотр ежедневных Z-отчетов представителями центрального органа исполнительной власти, который обеспечивает формирование и реализует государственную налоговую политику, а также ответственное за хранение этих чеков лицо.
Кассир осуществляет записи в кассовой книге по операциям получения или выдачи наличных средств по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день их поступления или выдачи. При отсутствии движения наличных средств в кассе в течение рабочего дня записи в кассовой книге в этот день не осуществляются.
Предприятия, имеющие обособленные подразделения, которые проводят кассовые операции и режим работы которых не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия – юридического лица (в том числе в выходные и праздничные дни), внутренним документом определяют порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия – юридического лица в соответствии с требованиями законодательства Украины.
Обособленные подразделения учреждений/предприятий, страховые агенты, брокеры, распространители лотерей, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО и/или расчетной книжки и ведением КОРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличных средств по кассовым ордерам, кассовую книгу не ведут.
Одновременно следует отметить, что наличная выручка (наличные средства), превышающая самостоятельно установленный лимит кассы, сдается учреждениями/предприятиями для ее зачисления на собственные счета таких учреждений/предприятий, открытые ими у поставщиков платежных услуг. Обособленные подразделения учреждений/предприятий имеют право сдавать наличную выручку (наличные средства) непосредственно в кассы юридических лиц или поставщиков платежных услуг, коммерческих агентов по приему наличных средств для их перевода и зачисления на соответствующие счета юридических лиц.
Выдача наличных средств из кассы для сдачи их в банк оформляется соответствующими кассовыми ордерами (приходным или расходным) с отражением такой кассовой операции в кассовой книге.
Учитывая изложенное, обособленные подразделения учреждений/предприятий, обособленные подразделения учреждений/предприятий, которые используют РРО и/или ПРРО, или РК, ведут КОРО, имеют право сдавать наличную выручку (наличные средства) непосредственно поставщикам платежных услуг, коммерческим агентам по приему наличных средств через инкассаторов без их оприходования в кассе учреждения/предприятия.