Украинцы все чаще сталкиваются с необходимостью использования в Украине документов, выданных за границей: свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, смерти, а также документов о трудовом стаже или пенсионном обеспечении.
Такие документы имеют юридическую силу в Украине при условии их легализации, если иное не предусмотрено законом или международным договором Украины, что соответствует статье 13 Закона Украины «Про міжнародне приватне право».
Согласно пункту 6 раздела IV Правил государственной регистрации актов гражданского состояния в Украине, утвержденных приказом Минюста от 18.10.2000 г. № 52/5 (в редакции приказа от 13.12.2022 № 5594/5), граждане Украины и лица без гражданства, проживающие в Украине, запрашивают документы об актах гражданского состояния, составленные компетентными органами иностранных государств, через Министерство иностранных дел Украины, если иной порядок установлен международными договорами, согласие на обязательность которых предоставлено Верховной Радой Украины.
При содействии Департамента консульской службы МИД Украины можно повторно получить свидетельство о рождении, браке, расторжении брака, смерти, а также документы, подтверждающие трудовой стаж и пенсионное обеспечение. Если между Украиной и иностранным государством заключен международный договор, процедура запроса осуществляется в соответствии с его условиями. Так, документы из Государства Израиль оформляются через посольство этой страны в Украине, а документы из США получаются путем обращения к официальным веб-ресурсам соответствующего штата.
Запрос документа является консульским действием и включает заполнение анкеты, уплату консульского сбора в размере 120 гривен согласно Положению о консульском сборе Украины, а также возмещение расходов зарубежного дипломатического учреждения Украины и сопутствующих расходов, предусмотренных законодательством иностранного государства, в частности за апостиль и почтовые услуги. Запрос осуществляется в отношении документов, составленных на имя заявителя, а документы, выданные на имя другого лица, могут быть получены лицами, имеющими на это право в соответствии с законодательством Украины.