Напомним, до 10 июня 2026 года работники и работодатели должны подать сканкопии трудовых книжек для оцифровки в Пенсионный фонд Украины через вебпортал электронных услуг https://portal.pfu.gov.ua/.
В Украине работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности работников в электронной форме. Речь идет, в частности, об информации о приеме на работу, переводе, увольнении, прохождении военной службы и других событиях, которые ранее фиксировались в бумажных трудовых книжках.
Перед сканированием трудовой книжки необходимо провести ее тщательный аудит, то есть проверить все записи на соответствие требованиям Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников от 29.07.1993 № 58. На что обратить внимание во время аудита и как исправить выявленные неточности читайте в материалах Ваш стаж могут обнулить: проверьте трудовую сегодня и Время оцифровки трудовой деятельности истекает: как проверить трудовую книжку.
Пенсионный фонд Украины сообщает, что оцифровать бумажную трудовую книжку работника достаточно просто. Для этого работодателю нужно воспользоваться электронными сервисами ПФУ. Ознакомьтесь с этой процедурой в видео ниже.
Оцифровать трудовую книжку можно самостоятельно с помощью смартфона через вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Для этого нужно лишь сфотографировать страницы документа и загрузить их в систему. При этом если работодатель уже оцифровал вашу трудовую книжку, то самостоятельно дублировать данные не нужно.
Сначала необходимо сделать фото нужных страниц трудовой книжки через приложение «Камера» на телефоне.
Важно, чтобы:
изображения были четкими и хорошо читались;
размер каждого файла не превышал 1 Мб;
фото при необходимости было отредактировано (выровнено или обрезано).
После подготовки фото нужно выполнить следующие шаги:
После подачи заявления статус его обработки можно отследить в разделе «Мои обращения» на портале электронных услуг Пенсионного фонда.
Таким образом, оцифровать трудовую книжку можно быстро и без посещения государственных учреждений — достаточно смартфона, электронной подписи и доступа к порталу ПФУ.
Чтобы передать данные о трудовой деятельности работника, работодателю необходимо:
1. Войти в личный кабинет на вебпортале электронных услуг Пенсионного фонда Украины.
2. В меню «Отдел кадров» указать данные работника или сотрудника кадровой службы, которому предоставляется право подавать сканкопии трудовых книжек и другие документы о страховом стаже.
3. Уполномоченное лицо использует квалифицированную электронную подпись предприятия.
После авторизации необходимо:
перейти в меню «Коммуникация с ПФУ»;
выбрать раздел «Сведения о трудовых отношениях работника»;
заполнить обязательные поля;
добавить сканкопию трудовой книжки и при необходимости другие документы о страховом стаже.
После проверки информации документ нужно подписать КЭП и отправить в Пенсионный фонд.
Статус поданной сканкопии можно просмотреть в разделе «Сведения о трудовых отношениях».
При этом Пенсионный фонд обращает внимание: подать сканкопию трудовой книжки может не только работодатель, но и сам застрахованный человек, воспользовавшись тем же алгоритмом на вебпортале электронных услуг ПФУ.
Данные из электронной трудовой книжки можно использовать для подтверждения опыта работы при трудоустройстве. Для этого в онлайн-режиме нужно сформировать выписку из электронной трудовой книжки, воспользовавшись вебпорталом электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Пошаговый алгоритм действий по формированию выписки из электронной трудовой книжки читайте в материале Как сформировать выписку из электронной трудовой книжки онлайн?