Закон Украины о учете трудовой деятельности работника в электронной форме № 1217-IX, который вступил в силу 10 июня 2021 года, ввел электронные трудовые книжки и предусмотрел 5-летний переходный период для оцифровки данных. Главной целью Закона было внедрение электронного учета трудовой деятельности, упрощение оформления пенсий и сохранение данных.
До 10 июня 2026 года данные из бумажных трудовых книжек должны быть внесены в Реестр застрахованных лиц.
В то же время, если работодатель или работник не оцифровали бумажную трудовую книжку (например, человек не работал последние пять лет или по другим уважительным причинам не имел возможности обратиться в ПФУ или самостоятельно оцифровать), бумажные документы могут быть отсканированы в любое удобное для человека время или при обращении в ПФУ за назначением пенсии.
Сканирование документов осуществляют работодатели или работники через вебпортал Пенсионного фонда Украины.
Хранение: После оцифровки бумажная трудовая книжка выдается работнику под подпись на хранение. Работодатель не обязан её хранить.
Сканирование: Необходимо отсканировать все страницы трудовой книжки и документы, подтверждающие стаж. Это важно для подтверждения периодов страхового стажа до 1 января 2004 года.
Подтверждение страхового стажа: С 1 января 2004 года страховой стаж исчисляется по данным Реестра застрахованных лиц. Бумажные документы о стаже, в частности бумажная трудовая книжка, нужны только для подтверждения страхового стажа до 1 января 2004 года.
Как оцифровать трудовую книжку
1. Через работодателя: Работодатель сканирует трудовую книжку работника и отправляет в ПФУ через вебпортал.
2. Самостоятельно: Работник имеет возможность:
Важно:
Во время вооруженной агрессии переход на электронный учет трудовой деятельности защищает от утраты или уничтожения бумажных документов вследствие временной оккупации, боевых действий, эвакуации и т.д. Если бумажная книжка утеряна, данные из неё, внесенные в электронную форму, гарантируют сохранение страхового стажа.
ВНИМАНИЕ:
Внедрение электронного учета трудовой деятельности не лишает работника права на ведение бумажной трудовой книжки.
По требованию работника, который впервые принимается на работу, трудовая книжка оформляется работодателем в обязательном порядке не позднее пяти дней после принятия на работу.
Работодатель по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе.