Вступил в силу приказ Министерства юстиции Украины от 16 марта 2026 года № 667/5 «Об утверждении Изменений к Правилам организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях и признании утратившим силу приказа Министерства юстиции Украины от 07 сентября 2015 года № 1656/5».
Изменения касаются порядка оформления документов, проведения экспертизы их ценности, изъятия для уничтожения, а также дополнения состава документов длительного хранения. Особое внимание уделено работе с документами в условиях военного положения: определен порядок обращения с документами и их хранения в условиях особого периода, включая вопросы их перемещения, учета и сохранности.
Введен новый раздел, посвященный делопроизводству в особый период, что является критически важным для субъектов в зонах риска.
Новые требования к оформлению документов
Уточнено проставление отметки «Копія». Теперь она обязательно размещается на лицевой стороне в правом верхнем углу первого листа документа. Это унифицирует оформление копий в различных учреждениях и устраняет практические ошибки из-за разночтения норм.
Актуализация терминологии
Изменена формулировка: вместо «місцевих органів влади» теперь используется термин «місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування». Это уточнение упорядочивает круг субъектов, которые формируют и передают документы.
Обновление процедур изъятия и уничтожения документов
Акты об изъятии для уничтожения документов теперь будут формироваться на основании номенклатур дел.
Предусмотрена дополнительная справка при уничтожении финансовых документов, в которой указываются сведения о:
- отсутствии налоговых проверок и финконтроля;
- истечении минимального срока хранения;
- отсутствии документов, важных для возмещения убытков от агрессии рф;
- отсутствии споров и судебных производств;
- отсутствии документов, подпадающих под статьи 39 и 39-2 НКУ.
Это усиливает контроль за уничтожением важных документов и предотвращает утрату ценной информации.
Дополнение перечня документов длительного хранения
В этот перечень добавлена новая категория: персонифицированные сведения о зарплате и других выплатах застрахованным лицам.
Передача документов после реорганизации органов власти
Конкретизирован порядок передачи документов при реорганизации территориальных органов министерств и центральных органов власти, включая случаи создания обособленных подразделений.
Обращение с документами в условиях особого периода
Правила дополнены новым разделом об обращении с документами в условиях особого периода. В нем определен порядок организации делопроизводства во время мобилизации и военного положения, передачи архивных документов, их эвакуации, фиксации повреждений, а также действий в случае утраты или кражи документов.
В частности, в нем предусмотрено следующее:
- руководитель учреждения издает документ, определяющий порядок делопроизводства во время мобилизации, активных боевых действий, временной оккупации и демобилизации;
- документы с территорий боевых действий или временно оккупированных передаются в архив по месту прекращения учреждения или в орган высшего уровня в другом регионе;
- архивное учреждение уведомляет Государственную архивную службу Украины о принятии документов на хранение, их количестве, дате и местонахождении, обеспечивает сохранность документов и недопущение утечки информации о их местонахождении (порядок эвакуации, хранения и уничтожения документов определен отдельным приказом Минюста № 3194/5);
- после деоккупации территории специальная комиссия осматривает помещения, где хранились документы, и фиксирует повреждения, утраты или уничтожение документов, проводит детальную фото- и видеофиксацию, составляет акты вместе с полицией, ГСЧС и местной властью;
- в случае кражи или утраты архивных документов учреждения уведомляют об этом Государственную архивную службу, осуществляют меры по фиксации утрат и, по возможности, восстановлению документов.
Эти изменения направлены на обеспечение сохранности документов исторической, правовой и доказательной ценности в сложных условиях военного времени.