Е-документи: строки першої й другої квитанцій

Електронний документообіг

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом в Україні здійснюється без укладення окремого договору. Це передбачено абз. першим та третім п. 42.6 ст. 42 ПКУ, а також законами:

• від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»;
• від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Платник податків стає суб’єктом електронного документообігу з моменту надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі.

Електронний документ

Відповідно до п. 2 розд. ІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557 (Порядок № 557), автор (платник):

• створює електронні документи в ті самі строки і за тим самим порядком, що визначені законодавством для паперових документів;
• вказує усі обов’язкові реквізити;
• підписує документ із застосуванням кваліфікованого електронного підпису (та печатки, за наявності);
• керується нормами Порядку № 557.

Після надходження електронного документа до контролюючого органу:

• здійснюється автоматизована перевірка (п. 5 розд. ІІ Порядку № 557);
• така перевірка проводиться у день надходження, або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ прийшов після закінчення операційного дня (п. 6 розд. ІІ Порядку № 557).

Перша квитанція

Згідно з п. 8 розд. ІІ Порядку № 557:

• перша квитанція надсилається автору електронного документа протягом двох годин з моменту його отримання контролюючим органом;
• якщо документ потрапив після закінчення операційного дня – протягом перших двох годин наступного операційного дня.

Перша квитанція формується за результатами автоматизованої перевірки (п. 7 розд. ІІ Порядку № 557) і містить:

• інформацію про результати цієї перевірки;
• у разі негативного результату – повідомлення про неприйняття електронного документа із зазначенням причин.

На першу квитанцію накладається кваліфікована електронна печатка контролюючого органу, вона шифрується і надсилається автору, другий примірник першої квитанції зберігається в контролюючому органі.

Якщо автор протягом установленого строку після відправлення електронного документа не отримав першу квитанцію, такий документ вважається не одержаним адресатом.

Друга квитанція

Відповідно до п. 9 розд. ІІ Порядку № 557 друга квитанція формується не пізніше наступного робочого дня з моменту формування першої квитанції, якщо інше не встановлено нормативно-правовими актами або Порядком № 557.

Друга квитанція:

• є підтвердженням прийняття (реєстрації) електронного документа,
• або повідомленням про його неприйняття в контролюючому органі.

У другій квитанції зазначаються реквізити прийнятого (зареєстрованого) або неприйнятого документа та  результати обробки в контролюючому органі, зокрема:

• дата та час прийняття (реєстрації) або неприйняття;
• реєстраційний номер;
• дані про автора та підписувача(ів) електронного документа;
• дані про автора квитанції.

На другу квитанцію також накладається кваліфікована електронна печатка контролюючого органу, здійснюється шифрування і надсилання автору. Другий примірник другої квитанції зберігається в контролюючому органі згідно з п. 10 розд. ІІ Порядку № 557.

Дата подання (реєстрації) електронного документа

Ключовий момент: що вважається датою та часом подання / реєстрації документа, якщо платник отримав другу квитанцію про прийняття.

Пункт 11 розд. ІІ Порядку № 557 прямо встановлює:

У разі наявності другої квитанції про прийняття електронного документа датою та часом прийняття (реєстрації) електронного документа контролюючим органом є дата та час, зафіксовані у першій квитанції.

Якщо платником / автором надіслано до контролюючих органів кілька примірників одного електронного документа (у разі виправлення, неотримання першої квитанції тощо), оригіналом вважається електронний документ, надісланий до контролюючих органів останнім до закінчення граничного строку, встановленого законодавством для подання такого документа, за умови, що його було сформовано правильно та прийнято (зареєстровано), про що автору надійшла друга квитанція про прийняття, відповідно п. 12 розд. ІІ Порядку № 557.