Відповідно до Порядку реєстрації та застосування РРО, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547, реєстрація реєстратора розрахункових операцій діє до дати скасування реєстрації РРО, що відбувається у встановлених випадках, вона діє лише до моменту, коли настане одна з підстав для її скасування. Це можуть бути як ініціатива самого СГ (заява за формою № 4‑РРО, закриття господодиниці, перехід на ПРРО), так і юридичні або технічні обставини. Розуміння цих підстав важливе для того, щоб вчасно зняти РРО з обліку й уникнути претензій контролюючих органів щодо його «формального» використання після фактичного припинення діяльності чи експлуатації.
Зокрема перелік підстав для скасування реєстрації РРО:
- суб’єктом господарювання подано заяву про скасування реєстрації РРО за формою № 4-РРО;
- вичерпано строк служби РРО, вказаний у реєстрі екземплярів реєстраторів розрахункових операцій або у паспорті (формулярі) РРО, який не включений до Реєстру екземплярів РРО та був зареєстрований у контролюючому органі до створення Реєстру екземплярів РРО;
- закінчилися визначені законодавством строки експлуатації РРО;
- РРО застосовується не за сферою застосування, визначеною Державним реєстром реєстраторів розрахункових операцій;
- виявлено невідповідність модифікації, конструкції або версії внутрішнього програмного забезпечення РРО, включених до Реєстру РРО;
- установчі документи суб’єкта господарювання згідно із судовим рішенням визнано недійсними;
- наявне судове рішення про ліквідацію суб’єкта господарювання – банкрута;
- наявне судове рішення щодо припинення суб’єкта господарювання, що не пов’язане з банкрутством;
- суб’єкт господарювання – фізична особа – підприємець померла, а також у разі оголошення такої особи померлою, визнання недієздатною або безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності;
- в контролюючих органах наявні відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань щодо державної реєстрації припинення суб’єкта господарювання;
- викрадено РРО;
- змінено власника РРО;
- суб’єкт господарювання повідомив контролюючий орган відповідно до вимог п. 63.3 ст. 63 Податкового кодексу України, що господарська одиниця, де використовується РРО закрита або не експлуатується суб’єктом господарювання.
- суб’єкт господарювання у зв’язку із застосовуванням програмного РРО вирішив відмовитись від застосування РРО, строк служби якого не закінчився.