Во время подготовки документов для оцифровки трудовых книжек работодатели нередко обнаруживают ошибки в записях о приеме на работу. Одной из самых распространенных проблем является несоответствие названия должности или профессии требованиям Классификатора профессий.
Что делать, если перед сканированием трудовой книжки для Пенсионного фонда Украины выяснилось, что название должности в кадровых документах и трудовой книжке не соответствует Классификатору профессий? Рассмотрим рекомендации Госслужбы труда и порядок исправления таких ошибок. Приведем пример приказа о внесении изменений в приказ о приеме на работу (уточнение названия должности).
Согласно пункту 2.14 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников № 58, названия работ, профессий и должностей в трудовых книжках должны соответствовать Классификатору профессий.
Это правило важно не только для правильного ведения кадровой документации. Корректное наименование должности влияет на:
подтверждение трудового стажа;
определение права на льготы и гарантии;
оформление пенсионных прав;
корректное внесение данных в Реестр застрахованных лиц;
успешную оцифровку трудовой книжки.
Именно поэтому перед подачей документов в ПФУ стоит проверить все записи в трудовой книжке и кадровых документах.
Первый шаг — проверить кадровые документы, на основании которых была внесена запись в трудовую книжку.
Поскольку запись в трудовой книжке должна полностью соответствовать приказу работодателя, исправление нужно начинать именно с кадровой документации.
Если обнаружено несоответствие названия должности Классификатору профессий, работодателю следует:
проверить первичный приказ о приеме на работу;
определить правильное название должности и ее код по Классификатору профессий;
подготовить необходимые изменения в кадровых документах.
Кстати, на нашем сайте можно быстро найти код профессии согласно действующему Классификатору профессий. Например, необходимо найти код для названия профессии Главный бухгалтер.
Для приведения кадровой документации в соответствие с Классификатором профессий работодателю необходимо издать соответствующий приказ.
В зависимости от ситуации могут понадобиться:
В документе указывается правильное наименование профессии или должности в соответствии с действующим Классификатором профессий.
Если в штатном расписании также используется неправильное название должности, необходимо внести изменения в этот документ.
В штатном расписании следует указать:
правильное название должности;
соответствующий код профессии;
другие реквизиты согласно Классификатору профессий.
Если ошибочное название было указано уже в первичном приказе о приеме работника, необходимо издать отдельный приказ о внесении изменений в такой документ.
Именно этот приказ станет основанием для дальнейшего исправления записи в трудовой книжке. Приведем пример приказа о внесении изменений в приказ о приеме на работу (уточнение названия должности).
После оформления всех необходимых кадровых документов можно переходить к исправлению записи в трудовой книжке.
Исправление осуществляется по общим правилам, установленным Инструкцией № 58.
При этом новая запись вносится на основании:
приказа о внесении изменений;
приказа о приведении названия должности в соответствие с Классификатором;
обновленного штатного расписания.
Все исправления должны быть оформлены надлежащим образом и подтверждены соответствующими кадровыми документами.
Специалисты Госслужбы труда обращают внимание, что формально изменение названия профессии или должности может рассматриваться как изменение существенных условий труда.
Согласно статье 32 КЗоТ работодатель должен предупредить работника о таких изменениях не позднее чем за два месяца.
Во время военного положения действует специальное правило, предусмотренное частью второй статьи 3 Закона № 2136. В этом случае работника необходимо уведомить не позднее момента введения новых условий труда.
В то же время не каждое корректирование названия должности является изменением существенных условий труда.
На практике довольно часто исправление касается лишь технического приведения названия должности в соответствие с Классификатором профессий.
Если при этом не изменяются:
трудовая функция работника;
квалификационные требования;
объем обязанностей;
условия труда;
уровень оплаты труда;
сложность выполняемых работ,
то такое уточнение фактически не влияет на содержание трудовых отношений.
В таких случаях многие специалисты считают, что изменение только названия должности без изменения ее сути не должно рассматриваться как изменение существенных условий труда.
Если при подготовке трудовой книжки к оцифровке обнаружено, что название должности не соответствует Классификатору профессий, работодатель должен в первую очередь исправить кадровые документы. Для этого издаются соответствующие приказы, вносятся изменения в штатное расписание и, при необходимости, в приказ о приеме на работу. Только после этого исправляется запись в трудовой книжке. Такой подход позволит избежать проблем с подтверждением стажа и обеспечит корректное отображение данных в Реестре застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины.
