Автор: Кравченко Дарья, эксперт по оплате труда
Существуют случаи, когда больничный не подлежит оплате (полностью или частично)*. В таких ситуациях важно правильно оформить отказ в оплате листка нетрудоспособности, чтобы избежать претензий как со стороны работника, так и со стороны проверяющих. Как это сделать — читайте далее.
* О них мы рассказывали в статьях «Больничный: когда не оплачивается» // «Оплата труда», 2025, № 17 и «Частичная оплата больничного: в каких случаях не оплачиваются только определенные дни» // «Оплата труда», 2025, № 17.
Процедуру отказа в оплате больничного можно разделить на следующие этапы.
Этап 1. Поступление больничного листа к работодателю.
Напомним, что основанием для оплаты дней временной нетрудоспособности работника является листок нетрудоспособности (п. 3 Порядка № 440*, ч. 1 ст. 23 Закона о соцстраховании**).
** Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-ХІV.
Врач может оформить работнику:
— бумажный листок нетрудоспособности (в случаях, предусмотренных п. 8 приказа № 1066*);
— больничный лист, распечатанный на белом листе бумаги (в период действия военного положения и в течение 3 месяцев со дня его прекращения/отмены, если медзаведение не имеет бланков листков нетрудоспособности и возможности их получить);
— электронный листок нетрудоспособности.
От формы больничного листа будет зависеть день его поступления к работодателю:
— для бумажного (в т. ч. распечатанного на белом листе) — это день предоставления листка нетрудоспособности работодателю;
— для е-больничного — день, в который такой листок нетрудоспособности приобрел статус «Готовий до сплати».
Этап. 2. Рассмотрение документов.
Не позднее 10 рабочих дней со дня поступления больничного листа к работодателю, страхователь (его уполномоченные лица) рассматривает документы для назначения работнику пособия по временной нетрудоспособности (ч. 1 ст. 24 Закона о соцстраховании).
Сначала отдел кадров определяет общее количество дней временной нетрудоспособности работника, его страховой стаж и льготный статус (при наличии) и указывает эту информацию:
— на обратной стороне листка нетрудоспособности — если это бумажный больничный (в т. ч. распечатанный на белом листе);
— на обратной стороне распечатки (если внутренними документами предприятия предусмотрена печать е-больничного) или в отдельном документе (бумажном или электронном) — если это электронный больничный.
Далее страхователь (уполномоченные им лица):
а) берет в работу листок нетрудоспособности.
А именно: анализирует правомерность и правильность выдачи документов, подтверждающих право на оплату больничного или служащих основанием для отказа в его оплате. При необходимости обращается в ПФУ для подтверждения обоснованности выдачи такого листка нетрудоспособности*;
* Детали — в статье «Необоснованный больничный: что делать работодателю» // «Оплата труда», 2023, № 7.
б) принимает решение об оплате больничного или об отказе в назначении страховых выплат (полностью или частично) (ч. 3 ст. 22 Закона о соцстраховании).
Решение оформляют распорядительным документом (письмо ПФУ от 16.03.2023 № 9562-11050/У- 03/8-2800/23). Это может быть:
— приказ (распоряжение) — если решение принимал сам руководитель предприятия;
— решение — если его принимало уполномоченное лицо по вопросам назначения страховых выплат;
— протокол — если комиссия по назначению страховых выплат.
Форму документа страхователь определяет самостоятельно.
Кстати, образец приказа о назначении страховых выплат вы можете найти в статье «Назначаем больничные-2023: кто заменит комиссию по соцстрахованию» // «Оплата труда», 2023, № 2.
К приказу (распоряжению, решению, протоколу) прилагают документы, на основании которых было принято решение об отказе в назначении больничных. В частности, это могут быть:
— оригинал бумажного больничного листа или распечатанный е-больничный (если внутренними документами предприятия предусмотрена их печать);
— другие документы (пояснительная записка работника о работе в период болезни, приказ о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты, приказ об освобождении от работы в связи с мобилизацией и т. п.).
Учтите, составлять отдельные распорядительные документы об отказе в оплате бумажных и электронных листков нетрудоспособности не нужно. Достаточно одного решения.
Однако не забывайте, что в случае отказа в оплате бумажного листка нетрудоспособности (в т. ч. распечатанного на белом листе) страхователь (уполномоченные лица) дополнительно должен заполнить третий раздел обратной стороны такого больничного листа (раздел «Призначена допомога»).
Этап 3. Информирование работника об отказе.
Страхователь (уполномоченные лица) обязательно (!) должен сообщить работнику об отказе в оплате листка нетрудоспособности (полностью или частично) (ч. 1 ст. 24 Закона о соцстраховании).
Для этого не позднее 5 дней после принятия соответствующего решения работнику направляют (выдают) уведомление об отказе и с указанием его причины и порядка обжалования.
Отметим, что, на наш взгляд, в таком уведомлении также целесообразно указать реквизиты документа, который стал основанием для отказа в назначении пособия, период, не подлежащий оплате, а также реквизиты протокола (распоряжения, приказа), которым зафиксировано такое решение.
Уведомление об отказе составляют в произвольной форме.
Этап 4. Корректировка Табеля учета рабочего времени.
Если по результатам рассмотрения больничного листа принято решение об отказе в его оплате (полностью или частично), у работодателя может возникнуть необходимость откорректировать Табель учета рабочего времени, например, изменив обозначение дней болезни работника с «ТН» («26») — временная нетрудоспособность на «НН» («27») — неоплачиваемая временная нетрудоспособность.
Такая ситуация может возникнуть, в частности, когда основанием для отказа в оплате являются:
— наличие в больничном «алкогольной» отметки;
— зафиксированное нарушение режима лечения;
— необоснованная выдача листка нетрудоспособности;
— случай, когда временная нетрудоспособность была оплачена частично (выпало несколько дней).
Подробно о порядке внесения изменений в Табель учета рабочего времени читайте в статье «Табель учета рабочего времени: ошибся? Исправь!» // «Налоги & бухучет», 2024, № 81 (ср. 025135600).
Начнем с того, что электронные больничные наших работников приобрели статус «Готовий до сплати» только через 7 календарных дней после их закрытия — 30.08.2025.
Соответственно уже 01.09.2025 комиссия по назначению страховых выплат взяла в работу эти листки нетрудоспособности, рассмотрела их и приняла решение отказать в их оплате: полностью — для Сидоренко С. С., частично — для Чередниченко Н. С.
Основания отказа были следующими:
— Сидоренко С. С. находится на военной службе в период мобилизации. За период болезни выплаты ему осуществляет воинская часть, где он проходит службу. Работодатель больничные мобилизованного работника не оплачивает;
— Чередниченко Н. С. фактически работал 1 день в период временной нетрудоспособности. Поскольку за этот день заработок им не терялся (будет начислена зарплата), оснований для назначения пособия за этот день нет. Следовательно, больничный подлежит оплате лишь частично.
Решение об отказе оформлено протоколом. Ниже приведем фрагмент раздела ІІ этого документа, заполненного на основании данных примера (см. рис. 1).
Рис. 1. Фрагмент разд. ІІ протокола, заполненный по данным примера
К протоколу были приложены следующие документы:
— приказ от 15.04.2022 № 66-к об освобождении Сидоренко С. С. от работы на время прохождения военной службы;
— объяснительная записка Чередниченко Н. С. от 26.08.2025 о работе в период временной нетрудоспособности и открытом в этот период е-больничном.
В тот же день работникам были направлены уведомления об отказе в назначении пособия. Приведем образец документа, оформленного для Сидоренко С. С. (см. рис. 2).
На основании протокола комиссии отдел кадров откорректировал Табель учета рабочего времени Чередниченко Н. С. А именно: 11 августа 2025 года обозначил как фактически отработанный день с использованием кода «Р» — часы работы, предусмотренные колдоговором.
А вот корректировать Табель учета рабочего времени Сидоренко С. С. не пришлось, поскольку в период временной нетрудоспособности (во время мобилизации) его и так табелировали кодом «ІН» — другое неотработанное время, предусмотренное законодательством.
