Предприятие направляло работников в командировки в течение 2011–2012 годов. Из них они привозили, в частности, электронные билеты на поезд, а также корешки к приходным кассовым ордерам, выписанные предпринимателями.
Налоговики в 2013 году во время проверки поставили под сомнение правомерность включения расходов на проживание по этим документам в состав налоговых. И, соответственно, выписали штрафных санкций на 3384 грн и увеличили денежные обязательства по НДФЛ на 634,50 грн, в т.ч. 507,60 грн — по основному платежу и 126,90 грн — по штрафным (финансовым) санкциям. Все это и стало поводом обеим сторонам посещать многочисленные судебные заседания.
Житомирский апелляционный админсуд в постановлении от 03.07.2014 г. (дело № 806/604/14) занял сторону Налоговой. Обосновывает он это тем, что физлица-предприниматели при осуществлении наличных операций должны оформлять их соответствующими кассовыми документами. Законодательством Украины обязанность по оформлению наличных операций приходными и расходными кассовыми документами установлена только для предприятий-юрлиц. Поэтому физлица-предприниматели кассовую книгу не ведут, а также при осуществлении наличных расчетов не используют бланки приходных и расходных ордеров.
Соответственно, приходные кассовые ордера не могут считаться расчетными документами и подтверждать проведение платежных операций. Физлица-предприниматели проводят документальное оформление кассовых операций в зависимости от вида и специфики своей деятельности согласно требованиям нормативно-правовых актов, которые распространяются на их деятельность.
Законодательством Украины для частных предпринимателей не предусмотрено оформление приходных и расходных кассовых ордеров и, соответственно, отражение таких ордеров в кассовой книге.
Касательно электронного проездного билета суд отметил, что он может свидетельствовать стоимость понесенных расходов на проезд при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов. Поэтому для подтверждения расходов, понесенных работником во время командировки, он должен предоставить, кроме счетов гостиниц, проездных билетов, расходных накладных, других первичных документов, также документы, подтверждающие осуществленные наличными или с помощью платежных карточек расчеты, а именно: фискальные кассовые чеки, расчетные квитанции, упрощенные расчетные квитанции, чеки банкомата, слипы, квитанции платежных терминалов и т.д.