Инструкцией о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492 (далее − Инструкция № 492), предусмотрено, для каких целей можно использовать корпоративную банковскую платежную карточку.
Юрлицо или физлицо - предприниматель (через держателя карты) не могут использовать корпоративную карту для получения зарплаты и других выплат соцхарактера, расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам) и осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы (см. абз. 1 п. 8.3 Инструкции № 492).
В Инструкции № 492 прописано, как можно применять корпоративную карточку только для инвалютных картсчетов. Так, средства с текущего счета в инвалюте юрлицо и физлицо - предприниматель могут использовать с помощью электронного платежного средства исключительно для:
получения наличных за пределами Украины для оплаты расходов;
осуществления расчетов в безналичной форме за пределами Украины, которые связаны с расходами на командировку и расходами представительского характера, а также на оплату эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины, в соответствии с условиями Кодекса торгового мореплавания Украины, Воздушного кодекса Украины, Конвенции о международной гражданской авиации, Международной конвенции о дорожном движении.
По мнению автора, и гривневую корпоративную карту можно применять для расходов. Ведь это не запрещено п. 8.3 Инструкции № 492.
В соответствии с п. 5 р. I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу в редакции приказа Минфина Украины от 17.03.11 г. № 362 (далее − Инструкция о командировках), аванс командированному работнику разрешено выплачивать наличными или перечислять в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карт.
Средства, которые предприятие перечисляет на счет корпоративной карты, в момент их зачисления не считают выданным работнику под отчет, поскольку такие суммы пока сохраняются на счете предприятия.
Аванс будет выдан только в момент, когда работник снимет деньги с карточки (через банкомат или кассу банка / торгового предприятия) или рассчитается ею по безналу (через платежный терминал).
Особенности отчетности по средствам, полученным в качестве аванса на командировку с корпоративной карточки, прописаны в пп. 170.9.3 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 года № 2755-VІ (далее − НКУ).
Так, если наличные получали через банкомат, кассу банка или через кассу торгового предприятия, то Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Министерства доходов и сборов Украины от 24.12.13 г. № 845 (далее − Авансовый отчет), подают до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем завершения командировки (см. абз. «а» пп. 170.9.3 НКУ).
Если во время служебных командировок командированное лицо применило платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, то срок подачи авансового отчета не должен превышать 10 банковских дней. При наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами) (см. абз. «Б» пп. 170.9.3 НКУ).
Не забывайте: вместе с авансовым отчетом или до его подачи следует вернуть в кассу или на счет предприятия неиспользованные во время командировки наличные, снятые с корпоративной карточки. Работник обязан вернуть неиспользованную часть наличного аванса (полученного по корпоративной банковской карте) в тех денежных единицах, в которых ему выдали аванс (п. 17 р. ІІІ Инструкции о командировках).
К авансовому отчету следует подать документы, подтверждающие расходы, понесенные во время командировки. Кроме того, следует подать и квитанции платежного терминала, чеки банкомата, слипы и другие документы (копии расходного ордера, справки по установленным формам и т.п.) − п. 2.12 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12. 04 г. № 637.