Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні затверджені Наказом Міністерства транспорту України від 14.10.1997 №363 та зареєстровані в Міністерстві юстиції України 20.02.1998 за №128/2568 (далі – Правила перевезень вантажів).
Товарно-транспортна накладна – єдиний для всіх учасників транспортного процесу юридичний документ, що призначений для списання товарно-матеріальних цінностей, обліку на шляху їх переміщення, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, а також для розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи (пункт 1 Правил перевезень вантажів).
Товарно-транспортна накладна може оформлюватись суб'єктом господарювання без дотримання форми, наведеної в додатку 7 до Правил перевезень вантажів, за умови наявності в ній інформації про назву документа, дату і місце його складання, найменування (прізвище, ім'я, по батькові) перевізника та/або експедитора, замовника, вантажовідправника, вантажоодержувача, найменування та кількість вантажу, його основні характеристики та ознаки, які надають можливість однозначно ідентифікувати цей вантаж, автомобіль (марка, модель, тип, реєстраційний номер), причіп/напівпричіп (марка, модель, тип, реєстраційний номер), пункти навантаження та розвантаження із зазначенням повної адреси, посади, прізвища та підписів відповідальних осіб вантажовідправника, вантажоодержувача, водія та/або експедитора (підпункт 11.1 Правил перевезень вантажів).
Товарно-транспортна накладна відноситься до первинних документів, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік, розрахунки за перевезення вантажу та облік виконаної роботи перевізника, експедитора тощо.
Відповідно до підпункту 11.4 Правил перевезень вантажів товарно-транспортну накладну на перевезення вантажів автомобільним транспортом Замовник (вантажовідправник) повинен виписувати в кількості не менше чотирьох екземплярів. Замовник (вантажовідправник) засвідчує всі екземпляри товарно-транспортної накладної підписом і при необхідності печаткою (штампом).
Згідно підпункту 11.6 Правил перевезень вантажів перший екземпляр товарно-транспортної накладної залишається у Замовника (вантажовідправника), другий – передається водієм (експедитором) вантажоодержувачу, третій і четвертий екземпляри, засвідчені підписом вантажоодержувача (у разі потреби й печаткою або штампом), передається Перевізнику.
В зв’язку з тим, що нормами ПКУ, Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» не передбачено можливість складання (отримання) саме копій первинних документів для підтвердження здійснення господарської операції, в договорі між перевізником та замовником (вантажовідправником) може бути зазначено про складання додаткового екземпляру товарно-транспортної накладної для експедитора.
Таким чином, з урахуванням вищезазначеного, для підтвердження факту здійснення господарської операції експедитору недостатньо копії товарно-транспортної накладної, завіреної перевізником, так як копія не відповідає визначенню первинного документа у розумінні норм чинного законодавства.