Відповідно до п. 201.1 ст. 201 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року №2755-VI (далі – ПКУ) на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, електронного підпису уповноваженої платником особи та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних у встановлений ПКУ термін.
Згідно з п. 19 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31.12.2015 № 1307 (далі – Порядок № 1307), у разі здійснення постачання товарів/послуг (крім здійснення операцій, визначених п. 44 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ), постачання яких має безперервний або ритмічний характер, постачальником (продавцем) може бути складена зведена податкова накладна:
покупцям - платникам податку - не пізніше останнього дня місяця, в якому здійснено такі постачання, на кожного платника податку, з яким постачання мають такий характер, з урахуванням всього обсягу постачання товарів/послуг відповідному платнику протягом періоду, за який складається така податкова накладна, протягом такого місяця;
покупцям - особам, не зареєстрованим платниками податку, - не пізніше останнього дня місяця, в якому здійснено такі постачання, з урахуванням всього обсягу постачання товарів/послуг таким покупцям, з якими постачання мають такий характер протягом періоду, за який складається така податкова накладна, протягом такого місяця.
У разі якщо операції платника, з постачання (у тому числі оптове), передачі, розподілу електричної та/або теплової енергії, постачання вугілля та/або продуктів його збагачення товарних позицій 2701, 2702, 2703 00 00 00, 2704 00 згідно з УКТ ЗЕД, надають послуги з централізованого водопостачання та водовідведення мають безперервний або ритмічний характер постачання, платники податку:
покупцям - платникам податку - можуть складати не пізніше останнього дня місяця, в якому отримано кошти, зведені податкові накладні на кожного платника податку, з яким постачання мають такий характер, з урахуванням усієї суми отриманих коштів протягом такого місяця;
покупцям - особам, не зареєстрованим платниками податку, - можуть складати не пізніше останнього дня місяця, в якому отримано кошти, зведену податкову накладну з урахуванням усієї суми отриманих коштів протягом такого місяця.
У разі складання зведеної податкової накладної в графі «Зведена податкова накладна» робиться помітка «X». У графі 2 зведеної податкової накладної зазначається вся номенклатура поставлених протягом місяця товарів/послуг.
При цьому відсутність факту оплати поставлених товарів/послуг (крім постачання (у тому числі оптове), передача, розподіл електричної та/або теплової енергії, постачання вугілля та/або продуктів його збагачення товарних позицій 2701, 2702, 2703 00 00 00, 2704 00 згідно з УКТ ЗЕД, послуги з централізованого водопостачання та водовідведення) не звільняє постачальника (продавця) від складання зведеної податкової накладної.
Зведені податкові накладні (крім зведених податкових накладних, складених у разі здійснення постачання (у тому числі оптового), передачі, розподілу електричної та/або теплової енергії, постачання вугілля та/або продуктів його збагачення товарних позицій 2701, 2702, 2703 00 00 00, 2704 00 згідно з УКТ ЗЕД, послуг з централізованого водопостачання та водовідведення) не складаються на суму коштів, що надійшли на поточний рахунок як попередня оплата (аванс). У разі якщо станом на дату складення зазначених податкових накладних сума коштів, що надійшла на поточний рахунок продавця як оплата (передоплата) за товари/послуги, перевищує вартість поставлених товарів/послуг протягом місяця, таке перевищення вважається попередньою оплатою (авансом), на суму якої складається податкова накладна у загальному порядку не пізніше останнього дня такого місяця.
Таким чином, оскільки зведена податкова накладна складається з урахуванням вимог п.19 Порядку № 1307 не пізніше останнього дня місяця, в якому здійснено постачання, то у разі, якщо до моменту складання продавцем зведеної податкової накладної відбулась зміна податкових зобов’язань продавця у зв’язку з поверненням покупцю коштів за непоставлені товари (послуги) або повернення покупцем товарів, суми ПДВ в зведеній податковій накладній таким продавцем зазначаються загальною сумою, що відповідає фактичній сумі поставлених покупцю товарів (послуг).
При цьому розрахунок коригування до такої податкової накладної не складається.