Працівник, який отримав кошти на відрядження або під звіт, має в установлений строк після закінчення такого відрядження чи виконання дій, для яких отримано кошти, подати звіт установленої форми. Витрати мають бути підтверджені належним чином складеними розрахунковими документами. У випадку відсутності належних документів, або неподання звіту витрачені суми включаються до оподатковуваного доходу такої фізичної особи, а податковий агент має сплатити із цих сум ПДФО.
Щодо цього Харківським апеляційним адміністративним судом у постанові від 11.05.2017 р. розглянуто справу № 818/1740/16, за якою відряджена особа до авансового звіту додала фіскальний чек про сплату за проживання в готелі. Розрахунок проведено з використанням платіжної картки. Податківці вважають, що цей чек не відповідає вимогам до його заповнення та не є підтвердженням сплати коштів у зв’язку з відсутністю в ньому вказівки на здійснення оплати карткою. З такою позицією суд погодитися не може. З наданої копії чека вбачається, що в ньому дійсно вказано на проведення безготівкового розрахунку, але не вказано про використання картки. Водночас чек містить усі необхідні реквізити, що дають змогу встановити, ким проведено оплату й у якому розмірі, хто є отримувачем, дату вчинення операції. Крім того, до звіту додано рахунок готелю, який також надає змогу встановити характер правовідносин. За таких обставин суд вважає, що окремий недолік фіскального чека не призводить до його недійсності, а висновок відповідача про відсутність належного документального підтвердження витрат у цій частині є безпідставним.