Фізичні особи – підприємці на загальній системі оподаткування податком на доходи фізичних осіб зобов'язані вести Книгу обліку доходів і витрат, у якій за підсумком робочого дня, протягом якого отримано дохід, на підставі первинних документів здійснюються записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати.
Книга ведеться за вибором платника податку в паперовому або електронному вигляді.
У разі обрання ведення Книги в електронній формі необхідно:
- отримати посилені сертифікати відкритих ключів, сформованих акредитованими центрами сертифікації ключів, включених до системи подання податкових документів в електронному вигляді;
- укласти договір про визнання електронних документів з контролюючим органом;
- сформувати заяву на отримання Книги і надіслати її до контролюючого органу за місцем податкового обліку засобами електронного зв'язку з дотриманням умов щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб.
Контролюючий орган за місцем податкового обліку реєструє заяву на отримання Книги у реєстрі поданих заяв та протягом 3 робочих днів формує і надсилає приватному підприємцю повідомлення про реєстрацію Книги із зазначенням реєстраційного номера Книги та дати її реєстрації.
Після отримання повідомлення про реєстрацію Книги приватний підприємець здійснює ведення Книги обліку доходів і витрат.
У Книзі в електронному вигляді допускаються виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, в якому відображається від'ємне або позитивне значення.
Записи у Книзі виконуються за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід.
Книга зберігається у приватного підприємця протягом 3 років після закінчення звітного періоду, в якому здійснено останній запис.
Дані Книги заповнюються у гривнях з копійками та використовуються підприємцем для заповнення податкової декларації про майновий стан і доходи.