Регламентом АЦСК ІДД ДФС передбачено, що копії документів та витяги з них, що подаються на реєстрацію, крім нотаріально засвідчених, засвідчуються відповідно до діючого законодавства.
На сьогодні, порядок виготовлення копій документів визначено ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» та Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» (далі – Правила).
Так, відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів: «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії.
Додатково, Правилами передбачено, що напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій». У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки установи.
Звертаємо увагу, що дія зазначених вище нормативно-правових актів поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та їх об’єднань усіх форм власності.