Відповідно до пункту 25 розділу ІІІ Положення, приймання готівки в касу проводиться за прибутковим касовим ордером (додаток 2), підписаним головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи/підприємства. До прибуткових касових ордерів можуть додаватися документи, які є підставою для їх складання.
Про приймання установами/підприємствами готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера), підписана головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником, підпис яких може бути засвідчений відбитком печатки цієї/цього установи/підприємства. Використання печатки установою/підприємством не є обов’язковим.
Згідно з абзацом першим пункту 26 розділу ІІІ Положення, видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки.
При цьому згідно з пунктом 34 розділу ІІІ Положення, касир під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей зобов’язаний перевірити:
1) наявність і справжність на документах підписів, передбачених додатками 2 та 3 до цього Положення, а на видатковій відомості – дозвільного напису керівника установи/підприємства або осіб, які ним уповноважені;
2) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
3) наявність перелічених у документах додатків.
Касир повертає документи для оформлення в разі невиконання хоча б однієї із вимог, зазначених у підпунктах 1 – 3 пункту 34 розділу ІІІ цього Положення.
Таким чином, у прибутковому та видатковому касових ордерах у графі "Керівник", "Головний бухгалтер", у разі їх підписання уповноваженою особою підприємства, має бути зазначено прізвище та ініціали уповноваженої особи підприємства.