Руслан Солнцев, податковий консультант юридичного об’єднання ID Legal Group.
Кожна Компанія, яка має на меті розвиватись, організовує різного роду заходи з метою привернення уваги або залучення клієнтів.
Проте, переважна більшість з них, не звертає увагу на правильність складання первинних документів, що в майбутньому може призвести до значних штрафів.
Ось і до нашої Компанії звернувся Клієнт за консультацією, який хоче організувати захід із залучення нових клієнтів, на якому буде здійснювати розповсюдження рекламної продукції, а також для обслуговування даного заходу буде залучати кейтерінгову компанію.
Давайте з'ясуємо, на які нюанси потрібно звернути увагу при оформленні документів.
Уявіть, Ваша Компанія організувала захід з метою реклами власного бренду та залучення нових клієнтів. Для цього орендували відповідне приміщення на 500 осіб, присутнім розповсюдили власну рекламну продукцію, а також з метою влаштування “кави брейк” залучили кейтерінгову компанію.
Орієнтовно вартість даного заходу Компанії обійшлась 300 тис. грн. Після його проведення було отримано від постачальників договір, акт виконаних робіт та податкову накладну.
Через рік, фіскальним органом було проведено перевірку та розцінено дану операцію як не в межах господарської діяльності, та донараховано підприємству податкові зобов’язання з ПДВ у розмірі 50 тис. грн., застосовано штраф 25% у розмірі 12,5 тис. грн. та штраф 50%за відсутність реєстрації податкових накладних в ЄРПН у розмірі 25 тис. грн.
Тепер необхідно сплатити суму в бюджет у розмірі 87,5 тис. грн.
Так може бути підприємство покаране фіскальним органом за відсутність належно складених документів.
Які ж документи необхідні для підтвердження даних витрат у господарській діяльності?
По перше, перед проведенням заходу необхідно скласти наказ на проведення заходу по приверненню уваги ділових партнерів або клієнтів. В даному наказі зазначити коло осіб, які візьмуть участь у заході, вказати кількість запрошених, дату, місце, мету та строки проведення.
По друге, необхідно скласти програму проведення заходу, яку затверджує директор та в якій зазначається план у його проведенні.
По третє, скласти кошторис витрат, в якому перераховують витрати на всі заходи, передбачені програмою, а також усі супутні витрати.
Після проведення заходу, необхідно скласти звіт про проведений захід, в якому описуються результати досягнуті під час переговорів.
В обов’язковому порядку, також, звертаємо увагу на заповнення в договорі, в акті наданих послуг і податковій накладній назви послуги, а саме: зазначаємо "організація заходу по приверненню уваги ділових партнерів".
У разі розповсюдження рекламної продукції, складаємо наказ по підприємству в якому зазначити, що дана продукція являється рекламною та відповідає наступним критеріям:
Враховуючи вищевикладене, радимо з відповідальністю відноситись до складання документів, направляти кошти на розвиток Компанії, а не на сплату штрафів застосованих фіскальним органом.
| Руслан Солнцев, податковий консультант юридичного об’єднання ID Legal Group |