Трудова книжка є основним документом, що підтверджує трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які відпрацювали на них більше 5 днів, у тому числі й на осіб, які є власниками (співвласниками) підприємств, сільських (фермерських) господарств, сезонних, тимчасових і позаштатних працівників, з умовою, що вони підлягають державному соціальному страхуванню (ст. 48 КЗпП).
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи (Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затверджена спільним наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58).
Працівники, які приступають до роботи, зобов'язані пред'явити власникові або уповноваженому ним органу трудову книжку, оформлену у запровадженому порядку.
Особи, котрі влаштовуються на роботу вперше, зобов'язані пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, а військовослужбовці, звільнені зі складу Збройних Сил та інших військових формувань, — військовий квиток.
Звільнені з місць позбавлення волі зобов'язані подати довідку про звільнення.
Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають. Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах, організаціях як документ суворої звітності. При звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник підприємства, установи, організації (постанова КМУ від 27.04.93 р. № 301 "Про трудові книжки працівників").
Відповідальність за вчасне і правильне заповнення трудових книжок, облік, збереження і видачу їх покладається на спеціально уповноважену особу, призначувану наказом (розпорядженням) керівника підприємства, установи, організації.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, збереження й видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках — іншу відповідальність. У разі потреби власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їхнє прохання завірені витяги з трудових книжок.
Ірина Яновська, головний державний інспектор відділу з питань додержання законодавства про працю, зайнятість та інших нормативно-правових актів Управління Держпраці у Кіровоградській області.