Форма
Форма бланка трудової книжки затверджена постановою КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 р. № 301. До вас працевлаштується або у вас уже працює особа, що має трудову книжку раніше встановленого (до набрання чинності згаданою постановою) зразка? Майте на увазі, що такі трудові книжкидійсні й обміну не підлягають.
Якщо ж у трудовій книжці заповнені всі сторінки, її доповнюють вкладишем нового формату незалежно від «віку» самої книжки.
Ведуть усі трудові книжки (незалежно від року видачі) за правилами, описаними в Інструкції № 58.
Хто заповнює трудову книжку?
У більшості випадків на підприємствах, в установах, організаціях заповнює трудові книжки і веде їх облік спеціаліст кадрової служби. На невеликих підприємствах цю функцію може виконувати безпосередньо керівник або інша уповноважена ним особа.
Уперше трудову книжку працівникові заводить і заповнює роботодавець, робота в якого для працівника є першим основним місцем роботи.
Печатка в трудовій книжці
Як зазначено в п. 2.12 Інструкції № 58, на титульному аркуші ставлять відбиток печатки підприємства або (за наявності) печатку відділу кадрів. Підкреслимо, що печаткою засвідчують і записи про звільнення, нагородження та заохочення (п. 4.1 Інструкції № 58). А ось при заповненні відомостей про прийняття працівника на роботу і його переведення печатка потрібна не буде.
Зверніть увагу: відповідно до змін законодавства з листопада 2014 року мати печатку не обов’язково. Звільняє суб’єктів господарювання від обов’язку використовувати печатку ст. 581 Господарського кодексу України від 16.01.2003 р. № 436-IV. Ну а оскільки такого обов’язку немає, вважаємо, що записи в трудовій книжці, у тому числі на першій (титульній) сторінці, підприємство (установа, організація) зобов’язане засвідчувати печаткою тільки в тому випадку, якщо вона у нього є. Якщо ж печатки немає, то записи в трудовій книжці засвідчує особа, відповідальна за ведення трудових книжок, тільки своїм підписом. Аналогічну позицію обіймає і Мінсоцполітики (див. листи від 03.12.2015 р. № 492/06/186-15 та від 29.06.2016 р. № 3475/0/10-16/06).
Правила заповнення
Трудові книжки заповнюють і ведуть українською і російською мовами. Для цього у формі трудової книжки передбачені відповідні розділи (п. 2.1 Інструкції № 58).
Записи в трудовій книжці роблять виключно ручкою — кульковою або з пером. Який колір ручки обрати? На ваш розсуд представлені чорний, синій і фіолетовий (п. 2.4 Інструкції № 58).