Оформлення письмових звернень громадян здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян».
Звернення мають складатися державною (офіційною) мовою та адресуються контролюючому органу, його посадовим особам, якщо порушені у зверненні питання належать до їх компетенції.
У зверненні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.
Письмове звернення повинно бути надруковано або написано від руки розбірливо і чітко, підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним.