Лист Держслужби з питань захисту персональних даних від 13.09.2013 № 10/2380-13
Держслужба з питань захисту персональних даних нагадала, що знищувати персональні дані можна після:
- закінчення строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних або законом;
- припинення правовідносин між суб’єктом персональних даних та володільцем чи розпорядником, якщо інше не передбачено законом;
- набрання законної сили рішенням суду щодо вилучення даних про фізичну особу з бази персональних даних.
Строк зберігання документів з кадрових питань становить 75 років. Вказаний строк є мінімальним, його не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів допускається у випадках, якщо така потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Знищення персональних даних здійснюється не лише у разі припинення правовідносин між суб’єктом персональних даних та володільцем чи розпорядником персональних даних, але й після закінчення строку зберігання персональних даних. Тобто необхідно враховувати, що законом у відповідній сфері діяльності також може бути визначений строк зберігання персональних даних.