Податкові агенти зобов’язані подавати у строки, встановлені ПКУ для податкового кварталу, податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (з розбивкою по місяцях звітного кварталу), до контролюючого органу за основним місцем обліку відповідно до п.п. «б» п. 176.2 ПКУ.
Такий розрахунок подається лише у разі нарахування податковим агентом, платником ЄСВ протягом звітного періоду сум доходів платнику податку – фізичній особі. Запровадження інших форм звітності із зазначених питань не допускається.
Наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4 (у редакції наказу Мінфіну від 15.12.2020 р. № 773) затверджені форма Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого ЄСВ (далі – Розрахунок) та Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого ЄСВ (далі – Порядок).
Пунктом 1 розд. II Порядку встановлено, що Розрахунок подається окремо за кожний податковий період що дорівнює кварталу з розбивкою по місяцях звітного кварталу протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу. Розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку протягом звітного періоду.
Заголовна частина Розрахунку містить інформацію щодо обраного платником типу Розрахунку, зокрема, інформацію про додатки, які є його невід’ємною частиною, що передбачено Пунктом 1 розділу III Порядку.
Порядком заповнення та подання Розрахунку передбачено що у разі не заповнення того чи іншого рядка Розрахунку та додатків до нього через відсутність операції , а саме: сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, такий рядок прокреслюється (п. 3 розд. II Порядку).
Порядок заповнення Додатка 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далі – Додаток 4ДФ) до Розрахунку визначається п. 4 розд. IV Порядку, згідно якого відсутні окремі норми законодавства щодо можливості у податкового агента не подавати додаток 4ДФ до Розрахунку у зв’язку з тим,що подання такого додатка передбачено затвердженою формою податкового розрахунку та Порядком заповнення визначається алгоритм щодо його заповнення у разі відсутності показників передбачених для відображення в даному додатку.
Таким чином, незалежно від того чи податковий агент нараховував суми доходів платнику податку протягом усього звітного періоду ( в кожному місяці кварталу), або тільки в одному місяці звітного кварталу, додаток 4 ДФ подається до Розрахунку за кожен місяць звітного кварталу та заповнюється згідно затвердженого Порядку.