Відповідно до ст. 176 ПКУ податкові агенти зобов’язані подавати щоквартально податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого ЄСВ (з розбивкою по місяцях звітного кварталу).
Такий розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку – фізичній особі податковим агентом, платником ЄСВ протягом звітного періоду до контролюючого органу за основним місцем обліку.
Наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4 (у редакції наказу Мінфіну від 15.12.2020 р. № 773) затверджені форма Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску та Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.
Пунктом 1 розд. II Порядку визначено, що Розрахунок подається окремо за кожний квартал (податковий період) з розбивкою по місяцях звітного кварталу протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу.
Розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку протягом звітного періоду.
Згідно з п. 1 розд. III Порядку заголовна частина Розрахунку містить інформацію щодо обраного платником типу Розрахунку, зокрема, інформацію про про додатки, що є його невід’ємною частиною.
У разі незаповнення того чи іншого рядка Розрахунку та додатків до нього через відсутність операції такий рядок прокреслюється.
Порядок заповнення Додатка 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» до Розрахунку визначено п. 4 розд. IV Порядку, яким не передбачено окремих норм щодо можливості неподання додатку 4ДФ до Розрахунку за наявності обов’язку щодо подання Розрахунку.
Отже, якщо показники, які підлягають відображенню у додатку 4ДФ до Розрахунку, наявні лише в одному з місяців звітного кварталу, то додаток 4ДФ до Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, формується та подається за кожен з таких місяців звітного кварталу, при цьому пусті рядки прокреслюються (у разі подання документа в електронному вигляді – такі рядки не заповнюються).