ДПС у листі від 31.12.2021 р. № 4890/ІПК/99-00-21-02-02-06 відповіла на запит щодо настання прав на знищення документів, строк зберігання яких сплинув, за умови, що перевірка податковим органом за цей період не проводилась.
Податківці зауважили, що строки зберігання документів, які стосуються діяльності суб'єктів господарювання, визначені наказом Мін'юсту "Про затвердження переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів" від 12.04.2012 р. № 578 (далі - Перелік № 578).
Строки зберігання типових документів за Переліком № 578 є мінімальними.
Строки зберігання завжди обчислюють з 1 січня року, що настає за роком закінчення справи.
Водночас, платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, упродовж визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 та 392 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання - з передбаченого цим ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).
Що стосується документів за межами 1095-денного терміну їх зберігання, то відповідно до п. 102.1 ПКУ контролюючий орган, крім випадків, визначених п. 102.2 ПКУ, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов'язань платника податків у випадках, визначених ПКУ, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня - у разі проведення перевірки операції з трансфертного ціноутворення), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, та/або граничного строку сплати грошових зобов'язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, - за днем її фактичного подання.
Якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов'язань, платник податків вважається вільним від такого грошового зобов'язання (в тому числі від нарахованої пені), а спір стосовно такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку.
Таким чином, платники податків повинні зберігати документи у терміни, визначені Переліком № 578, але ці терміни не повинні бути меншими, ніж передбачено ст. 44 ПКУ, тобто 1095 днів зазвичай та 2555 днів стосовно документів з питань трансфертного ціноутворення.
Як правильно знищити такі документи, читайте у матеріалі за посиланням.