Податківці зазначають, що одним із актуальних питань щодо надання благодійної допомоги є її документальне забезпечення.
У бухгалтерському обліку надання благодійної допомоги оформляється такими документами:
- лист-запит/прохання щодо надання допомоги із зазначенням виду благодійної допомоги та її цільового призначення;
або
- лист-пропозиція від підприємства, в якому висловлюється бажання добровільно надати допомогу, зазначити її вид та цілі на які буде спрямовано таку допомогу. У такому разі варто також отримати відповідь про згоду на отримання такої допомоги.
- погодження керівником надання благодійної допомоги у відповідному наказі по підприємству, де зазначити:
- ціль надання допомоги;
- вид допомоги, її розмір;
- реквізити отримувача допомоги;
- осіб, відповідальних за передання допомоги;
- передача благодійної допомоги кінцевому набувачу: у випадку передачі товарів (послуг) – фіксується актом приймання-передачі благодійної допомоги, в якому обов’язково зазначаємо:
назву документа;
реквізити сторін;
ціль, зміст та обсяг операції;
дату складання, підписи сторін.
У випадку перерахування коштів – платіжне доручення.