Сьогодні сайт Бухгалтер 911 пропонує 3 конкретні запитання.
Запитання № 1. Роботодавець відправив відскановані паперові ТК на Портал ПФУ. Як перевірити, що вони успішно оцифровані?
Вкладка «Відомості про трудові відносини». Статус «Виконано» свідчить про те, що передані до ПФУ дані успішно оброблено. Можна розгорнути повідомлення та побачити усі завантажені документи. Наприклад скан-копії паперової трудової книжки. Є ще один спосіб – отримати витяг з електронної трудової книжки. «Комунікації з ПФУ» і обираємо «Запит на отримання електронних документів». Далі з переліку обираємо «Витяг з ЕТК». Далі вкладка «Звернення» - «Відомості про трудову діяльність з РЗО». Готовий документ можна завантажити у форматі PDF. Він має вигляд таблиці. Тут є інформація про періоди навчання, прийняття на роботу, переведення та звільнення, а також відпустки для догляду за дитиною.
Запитання № 2. Приймаємо працівника, який уже має електронну трудову книжку. Які документи він повинен надати? Чи треба вносити запис про прийняття на Портал ПФУ та до паперової ТК?
Якщо працівник уже має ЕТК, і не надає паперову книжку, то він надає відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. Як звичайна людина може отримати відомості про трудову діяльність? Знову ж таки через портал ПФУ. Це вже знайомих нам із першого запитання «Витяг з ЕТК» і у відповідь приходить знову ж таки знайомий документ під назвою «Відомості про трудову діяльність з РЗО». Запис про прийняття працівника на Порталі ПФУ робити не потрібно. Уся інформація має підтягнутись після того, як роботодавець подасть Об’єднаний звіт із даними новачка. Якщо працівник цього вимагає, то рооботодавець записує до неї інформацію про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Дані про звільнення окремо подавати також не потрібно. Вони теж підтягнуться з об’єднаного звіту.
Запитання № 3. Працівник звільняється. Його паперова трудова ТК знаходиться у роботодавця. Чи повинен роботодавець відскакувати та завантажити паперову ТК до ПФУ перед звільненням?
Ні, не повинен. Такого обов’язку законодавство не містить. Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX Пункт 2 розд. ІІ «Прикінцеві положення»: власник або уповноважений ним орган зобов’язаний у день звільнення видати належно оформлену ТК працівнику, працевлаштованого до 10.06.2021, та який звільняється до завершення процедури включення до РЗО відсутніх відомостей про трудову діяльність. Тобто, якщо паперова трудова книжка ще не відсканована, а працівник звільняється, то роботодавець має видати її в загальному порядку. І нічого сканувати на скору руку не потрібно.
Ще більше відповідей на запитання про електронні трудові книжки, а також наглядних інструкцій по їх заповненню є у тематичних статтях із журналу Оплата праці, 2024, № 11.