Чи треба повторно подавати ПФУ скановану трудову книжку і накази після змін?

Трудова книжка вже оцифрована. Але ПФУ не приймає на оцифровку нові записи без скан-копії наказу про прийняття, звільнення тощо. Що робити?

Загальний принцип

Після одноразового подання сканкопії трудової книжки в рамках оцифрування (за Порядком № 11-1), не потрібно щоразу оцифровувати нові записи (наприклад, про прийняття чи звільнення) і додавати скани трудової книжки.

Інформація про “рух” працівників має підтягуватись із Об’єднаного звіту (зокрема додатка Д5).

Але! За інформацією окремих місцевих пенсійних фондів, щоб новий запис (наприклад, про звільнення) відобразився у розділі «Відцифрована ЕТК», потрібно скористатись функціоналом “Додати запис” у кабінеті на порталі ПФУ і додати інформацію разом зі сканкопією наказу.

Коли сканкопія наказу потрібна?

Сканкопію наказу потрібно подавати тільки у випадку:

• якщо ви вносите запис вручну через функцію «Додати запис» в електронну трудову на порталі ПФУ;
• якщо ви хочете негайно оновити ЕТК працівника — наприклад, при звільненні або переведенні, і не хочете чекати поки це «підтягнеться» з місячної звітності (Д5);
• якщо запис не з’явився у розділі «Відцифрована ЕТК» і ви бажаєте його туди внести.

У такому разі наказ — це підстава для запису, тож його електронна копія обов’язкова.

Якщо не подавати сканкопію

• Звітність (через Об’єднану форму, додаток Д5) забезпечує оновлення розділу “Відомості з ЄСВ”, але не заповнює розділ “Відцифрована ЕТК”.
• Тобто, фактично, ПФУ не розпізнає це як “оцифрований запис” без підкріплення сканом.

Висновки

• Постанова ПФУ № 11-1 від 12.03.2021: Відомості з трудової подаються одноразово, повторне сканування книжки не потрібно.
• Але накази — обов’язкові додатки при ручному внесенні записів через портал (функція “Додати запис”).

Міщенко Катерина