Поширена ситуація: виданого авансу не вистачило, і працівник доплатив своїми. Розбираємося, як правильно розрахувати суму компенсації в гривні, щоб уникнути помилок в обліку та претензій від контролерів.
Уявімо класичний випадок: ваш співробітник повернувся із закордонного відрядження та надав авансовий звіт. Виявляється, що витрати на проживання чи транспорт перевищили суму виданого авансу, і тепер підприємство винне працівнику, скажімо, €100.
Ключове питання, яке постає перед бухгалтером: за яким курсом НБУ перераховувати цю заборгованість у гривню?
Податківці у своїх роз’ясненнях часто посилаються на Інструкцію № 59. Вона пропонує орієнтуватися на курс НБУ, що діяв на день затвердження керівником авансового звіту. Здавалося б, усе просто.
Але є один важливий нюанс, про який не можна забувати!
Головний секрет — у статусі вашого підприємства.
Інструкція № 59 є обов’язковою лише для підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Для всіх інших, тобто для звичайних госпрозрахункових (небюджетних) підприємств, її положення мають виключно рекомендаційний характер.
Що це означає на практиці? А те, що ви маєте повне право самостійно визначити порядок компенсації таких витрат. Головна умова — цей порядок має бути чітко прописаний у вашому внутрішньому документі, наприклад, у Положенні про службові відрядження.
Саме в цьому документі ви можете закріпити один із варіантів:
перераховувати заборгованість за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту (як радять податківці);
або ж перераховувати за курсом НБУ на дату фактичного погашення заборгованості перед працівником, тобто на день виплати йому коштів.
Наявність такого внутрішнього правила убезпечить вас від можливих непорозумінь як із працівником, так і з перевіряючими.
Ми розібралися з ситуацією, коли підприємство винне працівнику. Але що робити у зворотній ситуації — коли після відрядження залишився невикористаний аванс? Як правильно розрахувати курсові різниці, щоб не втратити гроші? І за яким курсом відображати витрати, якщо працівник чітко вклався у видану суму?
Відповіді на ці питання, а також детальні приклади з бухгалтерськими проведеннями для кожної з трьох ситуацій, ви знайдете у повній статті нашого експерта: «Витрати на закордонне відрядження — за яким валютним курсом рахувати?» // «Податки & бухоблік», 2025/№ 89.