Без належно оформленої первинки навіть реальні операції можуть здатися фіскалам «липовими». Як не потрапити в халепу й убезпечити свої витрати — розбираємося.
Первинка — це не просто папір із підписами. Без правильно оформленої первинки дуже важко довести податківцям, що господарська операція реально відбулася та змінила майновий стан підприємства.
Втім, навіть ідеально оформлений документ не матиме сили, якщо операція була фіктивною.
До первинних документів належать видаткові й податкові накладні, акти виконаних робіт, платіжні інструкції, ТТН тощо. Натомість договір, калькуляція собівартості або сертифікат якості — це лише супровідні документи, вони не підтверджують факту операції. Але й цими документами не варто нехтувати, бо вони можуть знадобитися для підтвердження реальності операції.
Якщо витрати здійснено у роздрібній мережі, касового чека цілком достатньо, адже він містить номенклатуру товарів і може замінити накладну для підзвітних осіб.
Операції з рекламними та маркетинговими послугами — улюблена зона уваги податківців. Щоб уникнути претензій, звичайного акта виконаних робіт замало. Потрібні звіти, фото, аналітика, підтвердження обсягів і результатів. У маркетингу до пакета додають наказ на проведення дослідження, звіт з рекомендаціями, детальний акт приймання.
Часто податківці чіпляються до тих, у кого немає транспортних накладних (ТТН). Без них витрати на перевезення можуть не визнати, а податковий кредит доведеться компенсувати. Відсутність ТТН не свідчить про безтоварність постачання, але істотно підвищує ризики під час перевірки чи розблокування податкових накладних.
Підсумок:
Первинка — це щит платника податків, але мають бути докази реального виконання операції. Втім, без правильно оформлених документів довести реальність операції набагато важче
Більше прикладів судової практики та рекомендацій — у статті «Правильно оформлюємо первинку: як не потрапити в халепу» («Податки & бухоблік», 2025, № 90).