«Бухгалтер через ФОП» під прицілом Держпраці: що важливо знати роботодавцю

Практика залучення бухгалтерів через договори з ФОП давно стала звичною для бізнесу. Це зручно, дешевше та формально виглядає законно. Але Верховний Суд у постанові від 21.11.2025 у справі № 140/10379/24 показав: якщо фактично робота має ознаки трудових відносин — жоден договір із ФОП не врятує.

І що ще важливіше — Суд підкреслив: інспектори управління Державної служби з питань праці мають право проводити перевірку раптово і за місцем фактичної роботи, а не за юридичною адресою.

Розберемо цю справу так, щоб роботодавці зробили правильні висновки — до приходу інспектора.

Суть спору: кого вважати «неоформленим працівником»?

Товариство уклало договір на бухгалтерські послуги з ФОП. Саме ФОП мала вести бухгалтерію підприємства.

Однак на практиці бухгалтерську роботу виконувала інша фізична особа — ОСОБА_1, яка подала скаргу до Держпраці: мовляв, вона працювала головним бухгалтером, мала графік з 08:00 до 17:00, але трудові відносини не оформили.

Держпраці провела позапланову перевірку і винесла припис про усунення порушень щодо неоформленої праці.

Компанія оскаржила припис у суді, заявивши:

• ОСОБА_1 не була працівником товариства;
• вона мала домовленість з ФОП, а не з підприємством;
• не було наказів, зарплати, робочого місця, підпорядкування;
• перевірку провели неправильно.

Дві перші інстанції стали на бік бізнесу

Суд першої та апеляційної інстанції підтримали роботодавця.

Основні аргументи судів:

• директор не був присутній під час перевірки;
• документи про перевірку нібито не були належно вручені;
• висновки Держпраці ґрунтуються лише на показаннях двох осіб;
• відсутні кадрові документи, виплати та графік.

Тобто логіка була проста: немає наказу — немає трудових відносин.

Верховний Суд «зламав» підхід: відсутність наказу ≠ відсутність праці

Верховний Суд скасував рішення двох інстанцій і направив справу на новий розгляд.

Ключовий сигнал Суду

І це дуже важливий висновок для роботодавців.

Перевірка без директора — можлива (і законна)

Один із головних аргументів бізнесу був таким: перевірка незаконна, бо проводилась без керівника або уповноваженої особи.

Верховний Суд пояснив:

• Держпраця діє відповідно до Конвенції МОП №81;
• інспектор має право приходити без попередження;
• перевірка може здійснюватися за місцем фактичної роботи, а не лише за юридичною адресою;
• присутність директора не є абсолютною вимогою, бо це знищить ефект раптовості.

Фактично Суд легалізував підхід:

якщо чекати керівника — роботодавець встигне «прибрати» неоформлених працівників.

Контактний номер у ЄДР — ваша відповідальність

Ще один сильний момент постанови: Держпраці надсилала документи на телефон, вказаний у ЄДР, але цей номер фактично належав бухгалтеру іншого підприємства.

Попередні суди вирішили, що це доказ неналежного повідомлення.

А Верховний Суд зазначив:

Тобто підприємство не може використовувати власну недбалість як аргумент для скасування перевірки.

Найважливіше: «бухгалтерія» — це майже завжди трудові функції

Верховний Суд зробив акцент на природі бухгалтерської роботи.

Суд прямо зазначив:

•  бухгалтерський облік ведеться безперервно;
•  робота бухгалтера — це процес праці, а не разовий результат;
•  функції головного бухгалтера мають постійний і системний характер;
•  головний бухгалтер — посадова особа, яка може нести адміністративну і навіть кримінальну відповідальність.

 Головний висновок

Якщо фізична особа без статусу ФОП фактично виконує функції головного бухгалтера — такі відносини мають ознаки трудових.

 «Схема» через ФОП: чому вона небезпечна

Суд дуже чітко окреслив ризик конструкції:

ТОВ → договір з ФОП → ФОП залучає фізособу

На думку Верховного Суду, така схема може створювати передумови для:

• уникнення сплати ЄСВ, ПДФО, військового збору;
• позбавлення працівника відпустки, лікарняних, гарантій;
• приховування реальних трудових відносин;
• ухилення від відповідальності роботодавця.

Тобто суди мають розглядати такі ситуації не формально, а через призму реального змісту.

Що суди повинні перевірити при новому розгляді?

Верховний Суд вказав, що попередні інстанції не дослідили ключові факти:

• чи мала ОСОБА_1 доступ до КЕП директора;
• чи користувалась корпоративними системами обліку;
• чи підписувала звітність;
• чи виконувала постійні завдання;
• чи діяла в інтересах підприємства, а не ФОП;
• чи є вона підприємцем або самозайнятою особою;
• чи була інтегрована у процес діяльності підприємства.

Тобто Суд вимагає аналізувати фактичну підпорядкованість, системність і функціональність, а не просто папери.

Практичні висновки для роботодавців

1) Договір з ФОП не гарантує захисту
Якщо реальну роботу виконує фізична особа, яка не є ФОП, а виконує функції штатного працівника — Держпраці та суд можуть визнати це трудовими відносинами.

 2) «Немає наказу» — не аргумент
Відсутність кадрових документів може розцінюватися як доказ порушення, а не як доказ відсутності працівника.

3) Головний бухгалтер — зона підвищеного ризику
Бухгалтерська діяльність є системною і постійною, тому її дуже важко обґрунтувати як «разову послугу».

4) Перевірка може бути раптовою і без директора
Суд підтримує принцип раптовості інспекції праці.

5) Дані в ЄДР повинні бути актуальними
Номер телефону, адреса, електронна пошта — усе це потенційний доказ, що роботодавця повідомили належним чином.

Як діяти бізнесу, щоб не отримати припис?

Якщо бухгалтерія на аутсорсі — подбайте про безпечну модель:

• перевіряйте, хто реально виконує роботу (ФОП особисто чи найнята ним особа);
• якщо залучають інших осіб — вимагайте підтвердження їх статусу (ФОП/самозайнята особа);
• визначайте в договорі чіткий результат і межі відповідальності;
• не передавайте КЕП директора стороннім особам без оформлення;
• документуйте факт надання послуг актами;
• уникайте ситуації «офіс + графік + щоденні доручення» для фізособи без трудового договору.

Постанова Верховного Суду у справі №140/10379/24 — це сигнал усім роботодавцям:

• Суди переходять від аналізу паперів до аналізу реальних трудових процесів.
• Схеми через ФОП із фактичним виконанням роботи іншою фізособою — під високим ризиком.
• Бухгалтерія — одна з найбільш «трудових» сфер, де перекваліфікація майже неминуча, якщо людина працює системно.

Якщо у компанії є аутсорсинг бухгалтерії або кадрового супроводу — саме час перевірити модель співпраці. Бо наступна скарга працівника може стати початком не просто перевірки, а судового спору з великими фінансовими наслідками.