Витрати ФОП: які реквізити первинних документів прийме податкова?

11.05.26 09:55

Для ФОПа на загальній системі ключове правило таке: витрати враховуються лише тоді, коли вони документально підтверджені коректно оформленими первинними документами.

Чому первинні документи важливі для ФОП?

Відповідно пункту 177.2 ПКУ, об’єктом оподаткування ФОПа на загальній системі є:

Чистий оподатковуваний дохід = загальний оподатковуваний дохід (виручка в грошовій і негрошовій формі) мінус документально підтверджені витрати, пов’язані з господарською діяльністю.

Згідно з п. 44.1 ПКУ:

  • облік доходів і витрат ведеться на підставі первинних документів та інших облікових регістрів;
  • заборонено формувати показники звітності на підставі непідтверджених даних.
Отже, якщо первинний документ оформлено з порушеннями або не містить обов’язкових реквізитів, витрати можуть не визнати при перевірці.

Обов’язкові реквізити первинних документів

Частиною 2 ст. 9 Закону № 996 та Положення № 88 встановлюють, що первинні документи (паперові або електронні) обов’язково повинні містити:

1. Назву документа (форми)
– наприклад: «Акт виконаних робіт», «Накладна», «Квитанція» тощо.

2. Дату складання
– конкретна календарна дата оформлення документа.

3. Назву суб’єкта господарювання (підприємства/ФОПа), від імені якого складено документ.

4. Зміст та обсяг господарської операції:

  • що саме відбулося: купівля, послуга, виконання робіт;
  • опис товару/послуги, кількість, ціна;
  • одиниця виміру (шт., кг, години тощо) і сума в грошовому виразі.

5. Посади і прізвища осіб, відповідальних за:

  • здійснення господарської операції;
  • правильність її оформлення
    (крім документів, до яких вимоги встановлює НБУ – наприклад, банківські).

6. Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції:

  • підпис уповноваженої особи;
  • або електронний підпис/печатка – для електронних документів.

Додатково, залежно від характеру операції, можуть зазначатися:

  • номер документа;
  • підстава здійснення операції (договір, рахунок тощо);
  • ідентифікаційний код контрагента (ЄДРПОУ/РНОКПП);
  • реквізити документа, що посвідчує особу отримувача;
  • печатка (якщо використовується).

Спрощення документообігу

16.03.2026 р. Президент України підписав Закон України від 24.02.2026 р. № 4791-IX “Про внесення зміни до статті 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" щодо спрощення оформлення первинних документів з надання послуг”.  Закон № 996 допускає спрощення для деяких документів на послуги, роботи, оренду:

  • якщо документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або оренди,
  • то відсутність реквізитів зі сторони замовника/наймача (посади, прізвища, підписи) не є порушенням, за умови що:
    • такий порядок оформлення прямо передбачений письмовим договором;
    • операції відображаються в обліку в періоді їх фактичного здійснення.

Важливо: це спрощення не стосується:

  • операцій, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів;
  • договорів оренди державного/комунального майна;
  • будівельних підрядів, проектно-вишукувальних робіт;
  • договорів про пожертву, благодійну чи гуманітарну допомогу.

Електронні первинні документи

Первинні документи можуть бути створені автоматично в електронній формі (через програмне забезпечення / облікову систему) та використовуватися в обліку за умови, що:

  • на них накладено кваліфікований електронний підпис або печатку;
  • дотримано вимоги законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Тобто, електронний акт/рахунок, сформований програмою і підписаний КЕП, є повноцінним первинним документом.

Форми бланків і заповнення

За Положенням № 88, первинні документи можна складати:

  • на типових або спеціалізованих бланках, затверджених держорганами;
  • або на самостійно розроблених бланках,  але вони обов’язково повинні містити всі обов’язкові реквізити.

Окреме правило: вільні рядки в первинних документах треба прокреслювати (п. 2.10 Положення № 88), щоб у них не можна було потім дописати інформацію.

Висновок для ФОПа на загальній системі

Щоб витрати були визнані:

1. Кожна витрата має бути підтверджена правильно оформленим первинним документом з повним набором реквізитів.

2. Документи можуть бути паперовими або електронними, але з належними підписами/КЕП.

3. Якщо первинка не відповідає вимогам Закону № 996 і Положення № 88, податкова має право:

  • не визнати витрати;
  • донарахувати податок на доходи ФОПа.

Тому завдання ФОПа – не лише «зібрати чеки», а й контролювати правильність їх оформлення.