Довідка-розрахунок з ЄСВ при виплаті зарплати: як погодити з ДПС

Під час кожної виплати заробітної плати роботодавець повинен одночасно сплачувати ЄСВ. При цьому банки контролюють не лише наявність платіжної інструкції, а й достатність суми ЄСВ.

Якщо в платіжному документі сума ЄСВ менша ніж 22 % від суми коштів, що спрямовуються на виплату зарплати, роботодавцю необхідно подати довідку-розрахунок, погоджену з податковим органом за місцем обліку платника ЄСВ.

Така вимога передбачена п. 3 Порядку прийняття надавачами платіжних послуг на виконання платіжних інструкцій на виплату заробітної плати, затвердженого наказом Мінфіну від 16.09.2022 р. № 291.

Довідка-розрахунок може знадобитися у випадках, якщо:

• на підприємстві працюють особи з інвалідністю;
• працівникам нараховується зарплата, що перевищує максимальну базу для нарахування ЄСВ;
• у платника є переплата з ЄСВ.

Водночас перевірка суми ЄСВ банками поширюється не на всіх роботодавців. Без такого контролю банки приймають платіжні інструкції від:

• бюджетних установ;
• Пенсійного фонду;
• підприємств УТОГ та УТОС;
• резидентів Дія Сіті;
• іноземних представництв;
• дипломатичних і консульських установ.

Такі роботодавці повинні самостійно підтвердити свій статус під час відкриття рахунків у банку або у разі його зміни.

Коли податкова погоджує довідку-розрахунок

Контролюючі органи повинні невідкладно погодити довідку-розрахунок, подану:

• в електронній формі;
• або у паперовому вигляді.

Після погодження документ може бути використаний для проведення виплати зарплати.

У яких випадках податкова може відмовити

Податківці мають право відмовити у погодженні довідки-розрахунку у трьох випадках:

Як подати довідку-розрахунок в електронній формі

Подати документ можна через приватну частину Електронного кабінету платника.

Для цього використовується розділ:

«Введення звітності»

Документ подається за такими ідентифікаторами форм:

Як відбувається перевірка документа

Після надсилання довідки-розрахунку система проводить автоматизовану перевірку документа.

Перша квитанція

У першій квитанції зазначається:

• результат автоматичної перевірки;
• факт прийняття або неприйняття документа;
• причини помилок, якщо вони є.

Якщо перевірка негативна, друга квитанція не формується.

Друга квитанція

Друга квитанція підтверджує:

• прийняття (реєстрацію) документа;
• або відмову в реєстрації із зазначенням причин.

У ній також містяться:

• дата та час прийняття;
• реєстраційний номер;
• дані платника;
• інформація про підписувача.

Якщо друга квитанція підтверджує прийняття документа, датою реєстрації вважаються дата і час, зазначені у першій квитанції.

Де переглянути квитанції

Перевірити статус довідки-розрахунку можна в Електронному кабінеті у розділах:

• «Вхідні/вихідні документи» → вкладка «Вхідні»;
• «Перегляд звітності»;
• «Введення звітності».

Саме дата реєстрації документа є днем його отримання контролюючим органом.

Як отримати погоджену довідку-розрахунок

Після опрацювання документа:

• погоджена довідка-розрахунок;
• або відмова у погодженні

надсилається платнику через Електронний кабінет.

Як подається паперова довідка-розрахунок

Якщо документ подається у паперовій формі, він оформлюється у трьох примірниках:

Електронний документообіг: що потрібно врахувати

Довідка-розрахунок в електронному вигляді подається з дотриманням вимог законодавства про:

• електронні документи та документообіг;
• електронну ідентифікацію;
• електронні довірчі послуги.

Документ підписується кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Висновки

У 2026 році подати довідку-розрахунок на виплату заробітної плати можна швидко через Електронний кабінет за формами J1330001 або F1330001.

Щоб уникнути відмови у погодженні, платнику ЄСВ потрібно:

• використовувати правильну форму;
• перевіряти достовірність даних;
• подавати документ до свого контролюючого органу;
• контролювати отримання першої та другої квитанцій.

Електронний формат значно спрощує процедуру погодження та дозволяє оперативно отримати підтвердження від податкової служби.