З червня 2021 року в Україні офіційно запроваджено облік трудової діяльності в електронній формі через Реєстр застрахованих осіб Пенсійного фонду України. Це передбачено Законом України № 1217-ІХ.
Паперова трудова книжка поступово втрачає статус основного документа, а дані мають відображатися в електронному реєстрі.
Нормативна база:
Після подання скан-копій трудової книжки роботодавець має пересвідчитись, що інформація коректно відображена у кабінеті страхувальника ПФУ.
Особливо важливо: періоди роботи до 2004 року часто не відображаються автоматично.
Після оцифрування трудова книжка передається працівнику на зберігання (під підпис).
Це прямо випливає із підходу, закріпленого Законом №1217-ІХ та оновлених норм КЗпП.
Навіть після переходу на електронний формат роботодавець зобов’язаний оформлювати кадрові події наказами:
Електронна трудова не скасовує кадрову документацію.
Працівник може зайти в особистий кабінет на порталі ПФУ і переглянути дані.
Якщо інформація відсутня або помилкова — потрібно звертатися до роботодавця або подати документи самостійно.
Після повернення трудової книжки працівник зберігає її як додатковий доказ стажу.
Вона може знадобитися для підтвердження:
Нюанси щодо внесення даних (переведення, ранг, нагородження)
Переведення оформлюється:
Важливо: назва посади повинна відповідати Класифікатору професій.
Дані про переведення мають бути підтверджені кадровими документами, навіть якщо паперова трудова вже у працівника.
Призначення чергового рангу
Актуально для:
Ранг присвоюється виключно наказом/розпорядженням.
Якщо працівник просить — запис може бути відображений у трудовій (у перехідних випадках) та підтверджений документально.
Згідно з Інструкцією №58, у трудову книжку раніше вносили:
Після оцифрування такі дані мають залишатися в кадрових документах, оскільки електронний реєстр не завжди відображає їх як окремі записи.
Електронна трудова книжка ≠ відсутність кадрової роботи.
Усі кадрові події мають бути оформлені наказами.
Працівник має право контролювати дані у ПФУ.
Паперова книжка зберігається у працівника, але її значення як доказу стажу залишається.
Оцифрування трудової книжки — це не “закінчення ведення трудової”, а перехід на інший формат обліку.
Роботодавець має правильно оформлювати кадрові рішення, а працівник — контролювати, чи потрапили вони до Реєстру.