Кабмін оновив Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Зміни затверджені постановою від 10 червня 2026 року № 812 і суттєво змінюють практичну роботу роботодавців із військовим обліком.
Головний напрям змін — поступовий перехід від паперової взаємодії з ТЦК до електронної моделі через Портал Дія, електронний кабінет персонального обліку та Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
Йдеться не просто про технічне оновлення окремих форм. Фактично Порядок № 1487 доповнено правилами електронного звіряння, електронного подання повідомлень про зміну облікових даних, автоматизованого оновлення інформації про місце роботи та отримання актуальних відомостей з Реєстру.
Однією з ключових змін є новий підхід до перевірки військово-облікових документів під час прийняття на роботу або навчання.
Тепер роботодавець має перевіряти не лише наявність військово-облікового документа в електронній або паперовій формі, а й відповідність відомостей у такому документі даним Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
Для цього використовується електронний військово-обліковий документ, сформований через відповідний державний портал або через Портал Дія, зокрема із застосуванням мобільного додатка Дія.
Тобто роботодавцю вже недостатньо отримати старий скріншот чи роздруківку електронного документа, зроблену кілька тижнів тому. Потрібна актуальна інформація, сформована максимально близько до дати прийняття.
Виняток встановлено для військовозобов’язаних та резервістів СБУ і розвідувальних органів. Щодо них перевірка відповідності паперового військово-облікового документа відомостям Реєстру не здійснюється.
У змінах окремо підкреслено: прийняття на роботу або навчання, а також взяття на персональний військовий облік здійснюються тільки після взяття особи на військовий облік у відповідному ТЦК, органі СБУ або підрозділі розвідувального органу.
Це дуже важлива норма для кадровиків. Вона посилює вже відомий підхід: роботодавець не повинен приймати на роботу особу, яка підлягає військовому обліку, але не перебуває на такому обліку.
Практично це означає, що під час прийняття працівника потрібно перевірити не лише сам факт наявності військово-облікового документа, а й те, чи є в ньому актуальні дані про перебування на військовому обліку.
Для закладів освіти передбачено спеціальне правило на період воєнного стану. Якщо громадяни, які підлягають військовому обліку, перебувають на тимчасово окупованій території або виїхали з тимчасово окупованої території чи територій активних бойових дій за кордон, їх можна зарахувати на навчання з відстроченням взяття на військовий облік.
Але таке відстрочення не є безстроковим. Взяття на військовий облік і оформлення військово-облікових документів має бути здійснене у семиденний строк з дати припинення або скасування воєнного стану.
Для роботодавців ця норма прямо не змінює порядок прийняття працівників, але для закладів освіти вона є важливим винятком із загального правила.
Змінено порядок подання повідомлень про зміну облікових даних за додатком 4.
Як і раніше, роботодавець має подавати повідомлення у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу, звільнення з роботи, завершення навчання або відрахування із закладу освіти.
Але тепер прямо передбачено можливість електронного подання такого повідомлення через Портал Дія або через кабінет персонального обліку — за наявності технічної можливості.
Найважливіше практичне уточнення: якщо повідомлення подане через Дію або через кабінет персонального обліку, дублювати його в паперовій формі не потрібно.
Це має зняти одну з типових проблем роботодавців: чи потрібно після електронного подання все одно нести або надсилати паперовий додаток 4 до ТЦК. Нова редакція дає пряму відповідь: якщо електронне подання здійснене належним чином, паперовий варіант не подається.
Окремо оновлено правила щодо змін у персональних даних працівників.
Якщо змінюються прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані, адреса зареєстрованого або фактичного місця проживання, місце роботи чи посада, роботодавець має внести зміни до списків персонального військового обліку у п’ятиденний строк з дня подання відповідних документів або відображення інформації в електронній формі.
Після цього щомісяця до 5 числа такі повідомлення про зміну облікових даних надсилаються через кабінет персонального обліку, а якщо технічної можливості немає — у паперовій формі.
Тобто Порядок № 1487 зберігає класичний п’ятиденний строк для внутрішнього оновлення списків, але одночасно посилює електронний канал інформування ТЦК.
Роботодавці й раніше мали проводити звіряння даних списків персонального військового обліку. Тепер уточнено, що внутрішнє звіряння має проводитися не рідше одного разу на рік із відомостями у військово-облікових документах, сформованих через електронні сервіси на дату звіряння, або з паперовими військово-обліковими документами.
Крім того, не рідше одного разу на рік проводиться звіряння списків із обліковими відомостями відповідних ТЦК, органів СБУ або підрозділів розвідувальних органів.
Фактично тепер роботодавець має працювати з двома рівнями звіряння:
внутрішнє звіряння з документами працівників;
зовнішнє звіряння з ТЦК або іншими органами військового обліку.
Оновлений пункт 46 Порядку № 1487 детально описує, як має проводитися звіряння з ТЦК.
Загальне правило таке: звіряння здійснюється згідно з графіком, затвердженим відповідною районною держадміністрацією, військовою адміністрацією або міським головою.
Якщо підприємство не включене до графіка, звіряння проводиться у строки, погоджені з відповідним ТЦК.
Головна новація — за наявності технічної можливості звіряння проводиться засобами Порталу Дія або через кабінет персонального обліку. Якщо технічної можливості немає, відповідальна особа особисто подає списки персонального військового обліку та копії військово-облікових документів.
Для ТЦК, розташованих в інших адміністративно-територіальних одиницях, також передбачено електронне звіряння через Дію або кабінет персонального обліку. Якщо технічної можливості немає — надсилаються витяги зі списків і копії військово-облікових документів.
Окремо залишено паперовий поштовий порядок для звіряння з органами СБУ та відповідними підрозділами розвідувальних органів: витяги зі списків і копії документів надсилаються рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.
Після завершення звіряння один примірник витягу зі списків персонального військового обліку повертається роботодавцю з відміткою про звіряння. У документі має бути зазначено “звірено” із відповідною датою.
Результати звіряння вносяться до журналу обліку результатів перевірок.
Тобто навіть за умов електронізації роботодавцю все одно потрібно мати підтвердження факту проходження звіряння. Це важливо для перевірок і для доведення того, що обов’язок із військового обліку виконано.
Пункт 44 Порядку № 1487 викладено в новій редакції.
Тепер прямо передбачено, що відомості про осіб, виключених із персонального військового обліку, зберігаються у списках до кінця поточного року. Сюди належать особи, звільнені з роботи, ті, хто завершив навчання або був відрахований, а також працівники, увільнені від роботи у зв’язку з призовом або прийняттям на військову службу під час особливого періоду.
Це важлива зміна для роботодавців. Мобілізованого працівника не потрібно “прибирати” зі списків одразу після видання наказу про увільнення. Відомості про нього залишаються у списках до кінця поточного року з відповідним відображенням у відомості оперативного обліку.
Окремо встановлено, що працівники, з якими призупинено дію трудового договору за статтею 13 Закону про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану, залишаються у списках персонального військового обліку.
Це важливо, бо призупинення трудового договору не є звільненням і не припиняє статус працівника для цілей персонального військового обліку.
Оновлено правила заповнення графи 18 у списках персонального військового обліку.
Тепер у цій графі зазначають дату та номер повідомлення, надісланого до ТЦК, органу СБУ або підрозділу розвідувального органу, про зміну облікових даних.
Також прямо передбачені спеціальні відмітки:
якщо особа досягла граничного віку перебування в запасі, зазначається “Виключено з військового обліку за віком”;
у разі звільнення з роботи, завершення навчання або відрахування — “Звільнено з роботи, завершено навчання (відраховано)”;
у разі увільнення у зв’язку з призовом або прийняттям на військову службу — “Військовослужбовець з ___”.
Це корисна практична деталізація, оскільки раніше роботодавці часто по-різному відображали мобілізованих працівників у списках. Тепер є чітке формулювання, яке можна використовувати.
Найбільший за обсягом блок змін — поява нового додатка 28-1. Він встановлює правила звіряння списків персонального військового обліку з даними Реєстру та порядок повідомлення про їх зміну через Портал Дія.
Ці правила не поширюються на військовозобов’язаних і резервістів СБУ та розвідувальних органів.
Звіряння здійснюється шляхом електронної інформаційної взаємодії Дії з Реєстром. Працювати з цим функціоналом можуть:
відповідальна особа за ведення військового обліку;
керівник підприємства;
уповноважена особа, яка має право діяти від імені юридичної особи за даними ЄДР.
Для роботи потрібна електронна ідентифікація та підписання документів КЕП або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті.
Через електронне звіряння роботодавець зможе отримати відомості про працівників, які перебувають у трудових відносинах і підлягають військовому обліку.
Серед таких відомостей:
паспортні дані;
ПІБ;
РНОКПП або паспортні дані;
дата народження;
дані про спеціальний військовий облік або відстрочку;
дата закінчення строку дії відстрочки;
категорія військового обліку;
військове звання;
номер запису в Реєстрі;
військово-облікова спеціальність;
адреса зареєстрованого або фактичного проживання;
ТЦК, у якому особа перебуває на обліку;
відомості про проходження військової служби;
наявність мобілізаційного розпорядження;
посада;
реквізити наказу про прийняття на роботу.
Для роботодавця це дуже важливо: електронна модель дає змогу порівняти власні списки не лише з документами працівника, а й з даними Реєстру.
Якщо кількість працівників, які перебувають у трудових відносинах або з якими трудові відносини припинено, не відповідає інформації з Реєстру, відповідальна особа, керівник або уповноважена особа формує через Дію повідомлення про внесення змін до списку.
Таке повідомлення може стосуватися додавання або видалення інформації.
У повідомленні зазначаються базові ідентифікаційні дані особи: ПІБ, РНОКПП або паспортні дані, дата народження.
Після цього Реєстр проводить автоматизовану перевірку через електронну взаємодію з іншими державними інформаційними ресурсами.
Одне з найважливіших практичних нововведень — строк автоматичного оновлення інформації.
Протягом 72 годин з моменту надсилання повідомлення про додавання або видалення інформації Реєстр має оновити інформацію про місце роботи особи, якщо підтверджується:
перебування особи на військовому обліку;
перебування у трудових відносинах або припинення трудових відносин за даними Пенсійного фонду.
Це означає, що Дія і Реєстр будуть звіряти інформацію не лише з повідомленням роботодавця, а й з даними ПФУ. Тому якщо у ПФУ некоректно відображені трудові відносини, це може вплинути на військово-облікові дані в електронній системі.
Через Дію також можна подавати повідомлення про зміну окремих облікових даних працівника.
Йдеться про ПІБ, дату народження, РНОКПП або паспортні дані, адресу фактичного чи зареєстрованого місця проживання, а також реквізити наказу про призначення на посаду.
Якщо зміни проходять автоматичну перевірку, дані оновлюються через електронну взаємодію. Якщо дані не проходять контроль або потребують додаткової перевірки, їх має опрацювати оператор ТЦК протягом трьох робочих днів.
За результатами обробки до Дії надсилається повідомлення про підтвердження або відхилення змін із зазначенням причини.
Після отримання актуальних відомостей і перевірки списку роботодавець підтверджує проведення звіряння через Дію.
Сформоване і підписане повідомлення про проведення звіряння блокується для редагування. Саме це підтверджує завершення відповідного циклу звіряння.
При цьому кількість фіксацій звіряння може бути обмежена, якщо система виявить надмірну або необґрунтовану кількість таких дій. Але це не повинно перешкоджати звірянню у випадках, коли справді відбулися зміни у військово-облікових даних.
Попри електронізацію, відповідальність нікуди не зникає. Нові правила прямо передбачають, що за повноту, достовірність і своєчасність подання відомостей відповідає керівник підприємства.
А особи, відповідальні за ведення військового обліку, несуть відповідальність за подання недостовірної інформації.
Тобто Дія і Реєстр стають інструментами звіряння, але не замінюють внутрішній контроль роботодавця. Підприємству все одно потрібно правильно вести списки, перевіряти документи, вносити зміни у строки і зберігати підтвердження виконаних дій.
Після цих змін роботодавцю варто переглянути внутрішню процедуру військового обліку.
Насамперед потрібно оновити алгоритм прийняття працівників. Тепер кадровик має отримувати актуальний електронний військово-обліковий документ, сформований не раніше ніж за 72 години до прийняття, і перевіряти відповідність даних Реєстру.
Також потрібно підготуватися до електронного подання додатка 4 через Дію або кабінет персонального обліку. Якщо підприємство подає повідомлення електронно, паперовий дубль не потрібен.
Окремо варто провести інвентаризацію списків персонального військового обліку: перевірити, чи правильно відображені звільнені працівники, мобілізовані працівники, працівники з призупиненими трудовими договорами, особи, які досягли граничного віку перебування в запасі.
І, звичайно, потрібно підготуватися до електронного звіряння через Дію: визначити відповідальну особу, перевірити її повноваження, КЕП, доступи та актуальність даних у ЄДР.
Постанова № 812 істотно змінює практику військового обліку. Паперовий облік не зникає повністю, але головний вектор очевидний: прийняття на роботу, повідомлення про зміни, звіряння списків і актуалізація даних поступово переводяться в електронний формат.
Для роботодавців це означає більше можливостей, але й більше відповідальності. Тепер помилки в списках, невчасне оновлення даних або невідповідність інформації між документами працівника, ПФУ, Реєстром і внутрішніми документами підприємства можуть швидше виявлятися через електронну взаємодію.
Тому головне завдання роботодавця — не просто чекати запуску технічного функціоналу, а вже зараз привести військовий облік до актуального стану.