Чи перераховуються курсові різниці іноземної валюти при формуванні витрат на відрядження за кордон, якщо працівнику видано аванс на відрядження на корпоративну картку?
Відповідно до пункту 5 розділу І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція), підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Особливості застосування електронних платіжних засобів та порядок здійснення операцій з їх використанням визначено постановою Правління НБУ «Про здійснення операцій з використанням електронних платіжних засобів» від 05.11.2014 № 705 (далі — Постанова № 705).
Платіжна операція — це дія, ініційована користувачем електронного платіжного засобу, з унесення або зняття готівки з рахунку, здійснення розрахунків у безготівковій формі з використанням цього електронного платіжного засобу та/або його реквізитів за банківськими рахунками (пп. 6 п. 4 розд. І Порядку № 705).
Користувачем електронного платіжного засобу може бути юридична або фізична особа. Емітент має право надавати фізичним особам, які не здійснюють підприємницької діяльності, особисті електронні платіжні засоби, а суб’єктам господарювання — корпоративні електронні платіжні засоби (п. 2 розд. ІІ Порядку № 705).
Операції користувачів повинні виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомата, сліпа та інших документів за операціями з використанням електронних платіжних засобів у паперовій формі, що складаються та друкуються державною мовою за місцем проведення операції в такій кількості примірників, яка потрібна для всіх учасників операції, та/або документів в електронній формі, передбачених правилами платіжної системи (п. 3 розд. VII Постанови № 705).
Згідно з пунктом 4.2 розділу IV Порядку бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 02.04.2014 № 372 (далі — Порядок), фактичні витрати відрядженого працівника в іноземній валюті, які визначаються згідно із затвердженим звітом про використання коштів, але не більше суми авансу, перераховуються у валюту звітності за валютним курсом на початок дня дати отримання авансу.
Якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті у затвердженому звіті про використання коштів більші за отриманий аванс, таке перевищення підлягає перерахунку у валюту звітності за валютним курсом на початок дня дати затвердження звіту про використання коштів.
Під валютним курсом розуміється установлений Національним банком України курс грошової одиниці України до грошової одиниці іншої країни (п. 1.2 розд. І Порядку).
Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання затверджені наказом МДЗ від 24.12.2013 № 845.
Якщо відрядженим працівником застосовується корпоративна картка, у Звіті відображаються лише використані (списані з картрахунку) кошти. При цьому працівник, крім рахунків готелів, проїзних квитків тощо повинен надати до Звіту документи, що підтверджують здійснені за допомогою платіжних карток розрахунки, а саме — чеки банкомату, сліпи, квитанції платіжних терміналів тощо.
Отже, кошти в національній валюті країни, до якої відряджався працівник, або у вільно конвертованій валюті, які отримує працівник як аванс на корпоративну картку в розмірах, встановлених законодавством, перераховуються у національну валюту України за офіційним валютним курсом НБУ, що діяв на початок дня дати списання з карткового рахунку такої валюти за умови наявності підтверджувальних документів.
Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс, підкатегорія 102.07.14