Спеціальних норм щодо обліку витрат на паливно-мастильні матеріали розділом ІІІ Податкового кодексу України (далі – ПКУ) не передбачено.
Тож витрати на паливо можна списувати відповідно до правил бухобліку. Згідно з П(С)БО 16 "Витрати" затрати на паливо корелюються з витратами на амортизацію автомобіля, де було спалено паливо (скажімо, якщо авто використовують в цілях збуту – витрати відносять до затрат на збут – Дт 93 «Витрати на збут»).
Зазначимо, що П(С)БО не містить вимог щодо нормування списання матеріальних ресурсів (зокрема і палива).
До 01.01.15 р. у своїх роз’ясненнях податківці наполягали, що
списання паливно-мастильних матеріалів із метою податкового обліку слід здійснювати згідно із фактичною вартістю витраченого пального з урахуванням даних про пробіг автомобіля, визначених на підставі маршрутного листа, та Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених
наказом Міністерством транспорту України від 10.02.1998 р. № 43 (далі — Наказ № 43).
На сьогодні списання пального при експлуатації авто прокоментовано в
листі ДФС України від 09.06.2015 р. № 11999/6/99-99-19-01-01-15.
Серед іншого там зазначено, що списання палива і мастильних матеріалів здійснюється виходячи з даних про пробіг автомобіля та норм витрат палива, затверджених Наказом № 43. А от згідно з п. 5 П(С)БО 16 витрати відображаються в бухгалтерському обліку одночасно зі зменшенням активів або збільшенням зобов'язань.
І найцікавіше твердження податківців: «… перевищення витрат палива над лінійною нормою здійснюється згідно з правилами бухгалтерського обліку на підставі відповідного документа, затвердженого наказом підприємства. При цьому коригування фінансового результату до оподаткування на суму перевищення витрат палива над лінійною нормою розділом III Кодексу не передбачено».
Серед іншого там зазначено, що списання палива і мастильних матеріалів здійснюється виходячи з даних про пробіг автомобіля та норм витрат палива, затверджених Наказом № 43. А от згідно з п. 5 П(С)БО 16 витрати відображаються в бухгалтерському обліку одночасно зі зменшенням активів або збільшенням зобов'язань.
І найцікавіше твердження податківців: «… перевищення витрат палива над лінійною нормою здійснюється згідно з правилами бухгалтерського обліку на підставі відповідного документа, затвердженого наказом підприємства. При цьому коригування фінансового результату до оподаткування на суму перевищення витрат палива над лінійною нормою розділом III Кодексу не передбачено».
Отже, сьогодні
списувати пальне можна за фактичними показниками. Якщо норми витрат палива не встановлені в Наказі № 43, то варто їх затвердити самостійно виходячи з показників техпаспорту автомобіля або ж звернутися до спеціалізованих установ за відповідним розрахунком норм витрат палива транспортним засобом. Такі затверджені норми допоможуть контролювати витрати палива за кожним конкретним авто.
Наголошуємо, списувати пальне слід, оформивши відповідні первинні документи. На сьогодні ми радимо оформляти шляхові листи. Чинним законодавством не передбачена типова форма бланка
дорожнього листа автомобіля. Тому підприємство може використовувати зручну для обліку форму такого первинного документа, затверджену наказом про облікову політику підприємства, за умови наявності всіх ознак первинного документа, відомостей у ньому про господарську операцію та підтвердження її здійснення.