Пунктом 138.2 ст. 138 Податкового кодексу України визначено, що витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат.
Документом для обліку транспортної роботи та списання пального є типова форма N 3 "Подорожній лист службового легкового автомобіля", затверджена Наказом Держкомстату України від 17.02.98 р. N 74. А Інструкція про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи регламентує єдиний порядок використання подорожнього листа.
Застосування будь-яких інших форм подорожніх листів для обліку роботи службових легкових автомобілів не допускається.
Подорожній лист форми N 3 оформлюється тільки на один робочий день (зміну) і видається за умови здачі водієм подорожнього листа за попередній день роботи. На більший строк Подорожній лист форми N 3 видається у випадках транспортного обслуговування у міжміському сполученні понад одну добу відповідно до наказу чи розпорядження перевізника. Видача Подорожнього листа форми N 3 реєструється у диспетчерському журналі за такими реквізитами: дата видачі, номер подорожнього листа, прізвище та ініціали водія, його підпис при одержанні подорожнього листа, дата повернення подорожнього листа, підпис відповідальної особи.
Також порядок використання службового легкового автомобіля затверджується наказом чи розпорядженням керівника підприємства.