Наказ Мін’юсту від 14.03.2013 №430/5 Мін’юст затвердив Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств (далі — Перелік).
Використовувати його можуть усі підприємства, що не належать до джерел формування Національного архівного фонду.
Зокрема, він дозволяє визначити строки зберігання документів під час проведення експертизи їх цінності, відібрати документи та підготувати описи справ, що підлягають передаванню до архівних установ у зв’язку з ліквідацією підприємств.
Документи у Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності.
У Переліку наведено узагальнені назви видів документів:
● документи з кадрових питань (особового складу), у т. ч. з нарахування і виплати зарплати працівникам;
● деякі види організаційно-розпорядчих документів, що містять інформацію про ліквідоване підприємство;
● документи з питань акціонування.
Перелік включає види документів, що використовуються архівними установами під час виконання запитів соціально-правового характеру, зі строком зберігання 75 років.
Строки зберігання документів обчислюються з 1 січня року, наступним за роком завершення їх діловодством.
Контроль за застосуванням цього Переліку здійснюють Укрдержархів та уповноважені ним державні архівні установи та архівні відділи міських рад.
Таким чином, систематизовано та встановлено строки зберігання соціально значущих документів, що можуть бути використані для підтвердження законних прав громадян на виплату пенсії, різних видів матеріальної допомоги та компенсацій, отримання інших виплат, пільг, послуг тощо.
Наказ набере чинності з дня його офіційного опублікування.