Якщо фізична особа – підприємець відряджає найманого працівника для виконання роботи, пов’язаної з господарською діяльністю, такий підриємець може відшкодовувати витрати на відрядження найманому працівнику.
Водночас, працівники мають право на відшкодування витрат та отримання інших компенсацій у зв’язку із службовим відрядженням. Це передбачено ст.121 Кодексу законів про працю України.
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний надати звіт про витрачені грошові кошти, в тому числі і особисті кошти, які він витратив на службове відрядження, пов’язане саме з господарською діяльністю підприємця, а не за власними потребами працівника.
Умовою відшкодування витрат на відрядження є наявність оригіналу документів, що підтверджують вартість таких витрат, в т.ч. квитки, квитанції, чеки, розрахунки тощо.
Витрати, що не підтверджені документально, або зовсім не підлягають відшкодуванню і включенню до валових витрат підприємця, можуть бути відшкодовані працівнику за рахунок коштів підприємця з подальшими податковими наслідками. Тобто, такі витрати є додатковими благами відрядженого працівника та підлягають оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб згідно з пп. «г» пп.164.2.17 п.164.2 ст.164 Податкового кодексу України.
Надання коштів на відрядження врегульовано пп.140.1.7 п.140.1 ст.140 ПКУ та наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 “Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон” (із змінами і доповненнями).