Працівник підприємства під час виконання службового завдання оплачував послуги сторонньої організації за власні готівкові кошти, але не зміг надати відповідні первинні документи (загубив їх). Зазначені суми коштів не були компенсовані. Через місяць він знайшов документи та подав авансовий звіт.
Чи не виникне податкових ризиків в разі компенсування коштів, враховуючи що авансовий звіт та документи надано через місяць (аванс не видавався)?
Виходячи із запитання можна зробити висновок, що працівник підприємства придбавав послуги, необхідні для виконання службового завдання керівника підприємства. Після надання знайдених документів керівництво готово відшкодувати понесені працівником витрати. Розглянемо, чи не виникне в цьому разі податкових ризиків.
Податковим кодексом України встановлюються такі строки звітування:
• звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт (пп. 170.9.2 ПКУ);
• витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей (пп. 170.9.3 ПКУ):
а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;
б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа – платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Вищенаведені норми ПКУ встановлюють строки звітування в разі отримання працівником авансу, в тому числі, з використанням корпоративної платіжної картки. Строки звітування в разі оплати працівником власними готівковими коштами ПКУ не встановлюються. Отже, в разі звітування через місяць, порушень норм ПКУ немає.
Аналогічні строки звітування зазначені в п. 2 Порядку складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом МФУ від 05.12.2012 р. № 1276. Отже, порушень цього Порядку також немає.
Пунктом 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637, передбачено, що звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до законодавства України. Тобто окремі строки подання авансового звіту Положення № 637 не встановлює. Оскільки підприємство не видавало аванс на оплату придбаних послуг, а фактично відбуватиметься погашення заборгованості перед фізичною особою – працівником, то порушень норм Положення № 637 також немає.
Варто зауважити, що податковий орган також не вбачає у наведеній ситуації порушень норм законодавства. Так, в одній із відповідей з Єдиної бази податкових знань стосовно схожої ситуації зазначено таке:
«Таким чином, у разі придбання працівником за власні готівкові кошти товарів для потреб підприємства, використання власних коштів у відрядженні, у визначені законодавством строки подається Звіт. При цьому, оскільки чинним законодавством визначено строки звітування саме за одержані під звіт кошти на відрядження та на виконання цивільно-правових дій, а також установлено норму оподаткування надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернених у встановлені строки, то у разі несвоєчасного подання Звіту при придбанні за власні кошти товарів для потреб підприємства (використанні власних коштів у відрядженні), фінансові санкції не застосовуються».
Олег Коваль
Консалтингова компанія «ЕКСПЕРТ»
Дата підготовки 18.05.2013