Книгу ОДВ веде тільки підприємець. Окремі Книги на працівників, які отримують від покупців або замовників оплату готівкою, заводити не потрібно
Графа | Рекомендації щодо заповнення | Примітки |
1 | 2 | 3 |
Графа 1 «Період обліку (день, місяць, квартал, рік)» | Зазначайте дату, коли було отримано дохід, і період при підбитті підсумків, наприклад, «Усього за лютий». Підсумки підбиваються за місяць, квартал, рік (ч. 2 п. 6 Порядку № 481) | Якщо дохід не було отримано, то на дату «простою» Книгу ОДВ заповнювати не потрібно |
Графа 2 «Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності» | Запис про дохід вносьте за «касовим» методом. Тобто він повинен з’явитися у Книзі ОДВ тільки після того, як грошові кошти надійшли на поточний рахунок або отримані готівкою (ч. 2 п. 6 Порядку № 481). Тут також відображайте дохід, отриманий у негрошовій формі, у тому числі: — суму заборгованості підприємця, за якою минув строк позовної давності; — вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг). У всіх інших випадках (відвантаження товару, підписання акта робіт/послуг) доходу немає, отже, і графу 2 не заповнюйте. Дохід, отриманий підприємцем у готівковій або безготівковій формі, зазначайте підсумковою сумою за день, а не за фактом кожного продажу (жодних розшифровок, від кого і за що отримано дохід, не потрібно) | Усе, що отримане фізособою як громадянином (зарплата, спадщина, дарунки тощо), до підприємницьких доходів (графа 2) уключати не можна |
Графа 3 «Сума повернутих коштів за товари (роботи, послуги)» | Заповнюйте в разі повернення оплаченого товару покупцем або повернення передоплати покупцю за товари (роботи, послуги). У першому випадку одночасно із заповненням графи 3 необхідно: — відсторнувати вартість такого товару за ціною його придбання у графі 6 Книги ОДВ; — зазначити реквізити документа, що підтверджує повернення товару (акт повернення товару тощо) у графі 5 Книги ОДВ | Графу 3 заповнюйте зі знаком «плюс» |
Графа 4 «Загальна сума отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (гр. 2 - гр. 3)» | Зазначайте різницю між отриманим доходом від господарської діяльності (графа 2) і «зворотними» сумами (графа 3) | — |
«Витрати, пов’язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності» | ||
Графа 5 «Реквізити документа, що підтверджує понесені витрати» | Сюди записуйте реквізити (номер, дата і назва) документа, що підтверджує понесені витрати, безпосередньо пов’язані з отриманим доходом. Графу заповнюйте одночасно з витратними графами Книги, а саме 6, 7 і 8 | Документами, що підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжне доручення, квитанція, фіскальний чек, акт закупівлі (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що підтверджують факт оплати товарів, робіт, послуг (ч. 5 п. 6 Порядку № 481) |
Графа 6 «Сума витрат, пов’язаних з придбанням товарів (робіт, послуг)» | У цій графі відображайте суму витрат на придбання товарів, робіт, послуг, безпосередньо пов’язану з доходом, отриманим за підсумками дня (ч. 6 п. 6 Порядку № 481). Так, підприємці, пов’язані з торгівлею, відображають тут купівельну вартість проданих за день товарів. При виробництві продукції (робіт, послуг) до цієї графи вносять дані про купівельну вартість запасів, сировини, інших товарно-матеріальних цінностей, фактично використаних при виробництві* реалізованої продукції (робіт, послуг). Також вносять записи про вартість придбаних робіт або послуг, які можна прямо співвіднести з доходом від реалізації товару або власних послуг (робіт). Записи здійснюйте: — за фактом отримання доходу, тобто після одержання оплати від покупців; — за умови, що товари (роботи, послуги) фактично отримані та оплачені підприємцем. Причому наявність підтвердних документів є обов’язковою. Ще раз зазначимо: цю графу заповнюйте за підсумками дня, в якому отримано дохід. До речі, такий порядок відображення витрат досить проблематичний для дрібнороздрібної торгівлі, а також для підприємців-виробничників. Вони можуть ризикнути і відображати витрати, як їм зручно, наприклад, наприкінці місяця. Максимум, що їм за це загрожує, — адмінштраф (див. вище) | Тут відображаються витрати на придбання не тільки товарів, а й робіт із послугами, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходу (прямі витрати). Графа 6 заповнюється одночасно із заповненням графи 5. Графа 6 не заповнюється, якщо виручка від реалізації готової продукції (робіт, послуг) не отримана (потрібно орієнтуватися на отримання грошових коштів, а не на відвантаження). Підхід до заповнення цієї графи такий: якщо витрати можна класифікувати як прямі, тобто їх можна безпосередньо віднести на конкретний об’єкт витрат (продукція, роботи, послуги), то їх слід відображати в цій графі, якщо ні — відображаємо такі витрати у графі 8 |
* Для правильного заповнення графи 6 підприємець повинен обрати один із методів, за яким він обліковуватиме вибуття запасів (метод ідентифікованої собівартості, ФІФО (перший прийшов — перший пішов), середньозваженої собівартості, нормативних витрат). Дуже обережним підприємцям рекомендуємо оформляти документ (довільної форми), в якому б містився розрахунок сум, що вносяться до цієї графи Книги ОДВ (графи 6). | ||
Графа 7 «Витрати на оплату праці найманих осіб» | У цій графі відображайте суму витрат на оплату праці та нарахування на оплату праці найманих працівників, понесені у звітному місяці. До цієї графи заносьте суму нарахованої «грязної» зарплати (без вирахування утримань ПДФО і військового збору), а також нарахування ЄСВ на неї (22 %). Такі витрати прямо не прив’язуються до отримання виручки. Тому вважаємо, що їх потрібно враховувати в тому місяці, в якому їх здійснено. Отже, запис до цієї графи вноситься на дату виплати зарплати працівникам і на дату фактичної сплати ЄСВ у частині нарахувань із зарплати працівників | На думку податківців, якщо підприємець не отримував у звітному місяці дохід, то він не може відобразити суми зарплати у графі 7 (див. 104.08 БЗ) |
Графа 8 «Інші витрати, пов’язані з одержанням доходу» | До цієї графи вносьте всі інші витрати, безпосередньо пов’язані з господарською діяльністю, що не відображаються у графах 6 і 7. При цьому послуги (роботи, товарно-матеріальні цінності) мають бути оплачені. До цієї графи потраплять такі витрати: — орендна плата за офіс, торговельні площі, транспортні засоби, обладнання тощо; — сума ЄСВ, сплаченого підприємцем за себе; — оплата послуг банку, у тому числі за розрахунково-касове обслуговування; — плата за комунальні послуги, зв’язок тощо. Тобто це по суті ті витрати, які неможливо прямо пов’язати з об’єктом витрат (продукція, роботи, послуги). Наприклад, адміністративні витрати, витрати на збут, загальновиробничі | Для відображення таких витрат не обов’язково чекати «прибутковий день», адже вони прямо не прив’язані до отримання виручки. Отже, відображати їх у Книзі ОДВ потрібно на дату виплати коштів (незалежно від дати отримання доходу). З цим не сперечаються і податківці (див. 104.08 БЗ) |
Графа 9 «Сума чистого оподатковуваного доходу (гр. 4 - гр. 6 - гр. 7 - гр. 8)» | У цій графі виводите чистий дохід, що підлягає оподаткуванню, за формулою: сума доходу за звітний період (графа 4) - сума витрат госпдіяльності (сума граф 6, 7 і 8). Підсумкові суми виводяться за місяць, квартал, рік | Підсумкова сума чистого доходу за рік повинна збігтися з сумою в декларації про майновий стан і доходи |
Дата | Зміст операції | Примітка |
1 | 2 | 3 |
01.03.2016 | Постачальнику у вигляді передоплати перераховано 1000,00 грн. за 50 чашок за ціною 20 грн. | Витрати за придбаними товарами показуються в періоді, коли відбулася реалізація відповідних ТМЦ. Отже, на дату оплати товарів витрати у Книзі ОДВ не відображаються |
02.03.2016 | Отримано від постачальника партію чашок, оплачену 01.03.2016 р. | У Книзі ОДВ така операція не відображається, оскільки товар ще не продано |
09.03.2016 | Отримано 100 упаковок чаю за ціною 16 грн. на загальну суму 1600 грн., яка згідно з договором буде оплачена в наступному місяці | На дату отримання товару витрати не відображаються |
11.03.2016 | Підприємець установив ціну реалізації на чашки — 28 грн. і на чай — 22 грн. Він продав 4 чашки одному покупцю, 12 чашок різним покупцям і 10 упаковок чаю також різним покупцям. Сума доходу за день становить 668 грн. (16 шт. х 28 грн. + 10 шт. х х 22 грн.) | У Книзі ОДВ підприємець зазначає загальну суму виручки за день (без розшифровки, від кого і за що її отримано). Одночасно необхідно заповнити графи 5 і 6. Зауважимо, що до графи 6 потраплять тільки витрати на придбання реалізованих чашок у сумі 320 грн. (16 шт. х 20 грн.), оскільки вони отримані та оплачені підприємцем. А ось витрати на придбання реалізованого чаю в березні відображені не будуть, оскільки їх іще немає (адже чай поки що не оплачений). Такі витрати потраплять до Книги ОДВ в місяці їх фактичної оплати |
15.03.2016 | Підприємець продав 20 чашок різним покупцям на суму 560 грн. | За такою операцією у Книзі ОДВ потрібно заповнити три графи (крім зазначення дати здійснення діяльності). Так, до графи 2 Книги ОДВ заноситься підсумкова денна сума доходу, оскільки розшифровувати доходи за день підприємець не зобов’язаний. При цьому одночасно заповнюються графа 6, в якій відображається сума витрат, безпосередньо пов’язана з отриманням доходу* (20 шт. х 20 грн. = 400 грн.), і графа 5 |
* Як правило, підприємці, пов’язані з торгівлею, відображають у графі 6 купівельну вартість проданих товарів. Проте при значній номенклатурі товарів, придбаних за різними цінами, зручніше використовувати бухгалтерські методи визначення собівартості реалізованих запасів. | ||
16.03.2016 | Підприємець сплатив орендну плату за торговельне приміщення у розмірі 450 грн. (підписано акт) | Такі витрати в повному обсязі (без прив’язки до проданих товарів) відображаються у графі 8 Книги ОДВ на дату виплати коштів |
17.03.2016 | Покупець повернув 2 чашки, оскільки було виявлено заводський брак | Така операція відображається у графі 3 Книги ОДВ, зокрема, зазначається сума грошей, що повертається покупцю (56 грн.). Також необхідно зменшити раніше відображені витрати на суму 40 грн. (2 шт. х 20 грн.). Такий запис відображається у графі 6 Книги ОДВ зі знаком «мінус». Вважаємо, що одночасно варто зробити запис у графі 5, куди внести реквізити акта повернення між покупцем і підприємцем-продавцем |
31.03.2016 | Підбито підсумки за місяць | Підсумки підбиваємо за всіма графами, незважаючи на те, що в Порядку № 481 це передбачено тільки для «прибуткової» графи 2 |
<…>
Період обліку (день, місяць, квартал, рік) | Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності | Сума повернутих коштів за товари (роботи, послуги) | Загальна сума отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (гр. 2 - гр. 3) | Витрати, пов’язані з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності | Сума чистого оподатковуваного доходу (гр. 4 - гр. 6 - гр. 7 - гр. 8) | |||
реквізити документа, що підтверджує понесені витрати | сума витрат, пов’язаних з придбанням товарів (робіт, послуг) | витрати на оплату праці найманих осіб | інші витрати, пов’язані з одержанням доходу | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
11.03.2016 | 668,00 | — | 668,00 | Платіжне доручення № 15 від 01.03.2016 р., ТТН № 13 від 02.03.2016 р. | 320,00 | — | — | — |
15.03.2016 | 560,00 | — | 560,00 | Платіжне доручення № 15 від 01.03.2016 р., ТТН № 13 від 02.03.2016 р. | 400,00 | — | __ | — |
16.03.2016 | — | — | __ | Платіжне доручення № 12 від 16.03.2016 р. | — | — | 450,00 | — |
17.03.2016 | — | 56,00 | -56,00 | Акт повернення товару від 17.03.2016 р. | -40,00 | — | — | — |
Разом за березень | 1228,00 | 56,00 | 1172,00 | — | 680,00 | — | 450,00 | 42,00 |