Як відомо, витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів в оригіналі, зокрема, транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т.ч. електронних квитків. Проте які будуть наслідки для працівника, якщо в наданому до бухгалтерії залізничному квитку буде помилка в прізвищі?
Мінфін в
листі від 21.10.2013 р. № 31-07230-16-10/30556 наголошує: прізвище працівника, зазначене в проїзному квитку, має співпадати з прізвищем направленого у відрядження працівника згідно з наказом про відрядження.
Відповідно до Правил перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу та пошти залізничним транспортом України, затверджених наказом Міністерства транспорту та зв’язку від 27.12.2006 р. № 1196, оформлення проїзних документів, у т.ч. електронних, здійснюється із внесенням до проїзних документів прізвища та імені пасажира зі слів особи, яка здійснює оплату проїзного документа. При цьому під час отримання документа пасажир повинен, не відходячи від каси, перевірити правильність зазначених у ньому відомостей, у т.ч. прізвища та імені.
Тому установи, направляючи працівників у відрядження, мають звертати їх увагу на те, щоб під час оформлення проїзних документів працівники перевіряли правильність зазначеної в них інформації, зокрема, прізвищ та імен. Інакше в підприємства будуть відсутні підстави компенсувати працівникові витрати на проїзд.