Копія наказу про звільнення: оформляємо правильно

З 10 червня 2021 року питання оформлення копій наказів — лідер серед кадрових питань. Причина — набрання чинності змінами до КЗпП, що стосуються обліку трудової діяльності працівника в електронній формі*. Саме з указаної дати ст. 47 КЗпП зобов’язує роботодавця (у тому числі й ФОП) у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення.

* Деталі знайдете в статті «Електронні трудові книжки: «низький старт» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 23).

Аналогічна вимога була в ст. 47 КЗпП і раніше. Але стосувалася вона лише випадку звільнення працівника з ініціативи роботодавця.

Порядок виготовлення, оформлення та засвідчення копій документів регулюють Правила № 1000/5** та ДСТУ 4163-2003. Вимоги цих двох документів поширюються у тому числі й на звичайні підприємства.

** Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

Залежно від способу виготовлення копії поділяють на:

— факсимільні — виготовлені за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки;

— вільні — виготовлені шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).

Важливо! Незалежно від виду виготовлення копії, вона повинна бути належним чином засвідчена.

Тільки після цього копія набуває юридичної сили.

Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. Проставляють її нижче підпису (п. 5.27 ДСТУ 4163-2003).

Напис про засвідчення копії скріплюємо відбитком печатки відповідного структурного підрозділу підприємства або печатки «Для копій» (якщо такі є в наявності). І не забуваємо проставити на лицьовому боці у верхньому правому куті наказу про звільнення відмітку «Копія».

Видаємо працівнику копію наказу під підпис:

— можна в особовій картці, наприклад, за рядком «Додаткові відомості» чи поряд з інформацією про дату та причину звільнення. Хай працівник напише «Копію наказу про звільнення отримав» й проставить свій підпис;

— можна завести окрему книгу, де працівники будуть ставити свій підпис про отримання наказів про звільнення.